Experimente o método Inbox Zero e mude sua vida diária

Por que o Método Caixa de Entrada Zero?

A Caixa de Entrada Zero é um sistema muito simples que visa para não ter mais e-mails ou mensagens a serem tratadas em sua caixa de entrada. É um método para melhorar sua produtividade e serenidade no funcionamento de sua vida diária.
Isso significa que tudo deve ser feito imediatamente? Não, de modo algum!
Esta idéia é: "Eu estou no controle escolhendo o que eu lido agora porque me dei tempo para fazê-lo e o que eu programei em minha agenda para fazê-lo mais tarde". Eu estou no comando"!
Ter uma caixa de entrada organizada, sob controle, sem caos, é uma das chaves para a serenidade!

 

Caixa de entrada Zero ou Caixa de entrada Zero?

As 2 expressões são muito freqüentemente utilizadas nas várias análises deste método. Caixa de entrada Zero é o termo inglês e Caixa de entrada Zero é um derivado frequentemente usado pelos franceses. Os primeiros artigos sobre este método foram escritos por autores de língua inglesa. Portanto, se você quiser saber mais sobre este assunto, use as palavras-chave Caixa de Entrada Zero em sua pesquisa.

 

Como configurar o método de caixa de entrada zero? 

Este método não é complicado, na verdade, é muito simples. É apenas senso comum que você provavelmente já está usando hoje. Siga as diretrizes abaixo, tudo será muito mais claro:

 

Quais são as regras para organizar minha caixa de entrada? ⚡

1. O conceito de leitura/não leitura não existe mais, tudo que está na caixa de entrada tem que ser tratado. Isto impede que você leia um e-mail em seu celular (mude seu estado para ler) e não saiba o que deve ser feito ou não quando você voltar ao seu computador.

2. Parar de criar pastas / subpastas em sua árvore de pastas de e-mail. Crie apenas uma: Arquivo. Você usará apenas 2 pastas, Caixa de entrada e Arquivo. Você acha que não encontrará nada entre os e-mails dos clientes, sua pesquisa de concorrência, artigos para serem lidos um dia, etc. Mas as ferramentas de pesquisa são poderosas o suficiente para identificar as mensagens pesquisadas!

3. Nada "feito" deve permanecer em sua caixa de entrada. Uma mensagem completa (respondida ou realizada a ação associada) é arquivado.

4. Uma mensagem em andamento (você planejou responder a ela em uma data/tempo posterior) também está arquivada. Você criou uma tarefa em seu calendário que especifica a ação a ser tomada.

5. As únicas mensagens deixadas em sua caixa de entrada são as que você ainda não revisou para determinar que ação tomar.

6. E-mails que você continua a ler um dia... ou aqueles com informações que você acha interessantes, mas não úteis no momento, etc. Você tem que arquivá-los também. Se a informação é relevante, então deve ser tratada como tal, a informação é assimilada agora mesmo (confie em você mesmo que se lembrará). Sinta-se livre para compartilhar ou delegar esta informação a outros se ela não lhe disser respeito diretamente. Finalmente, classifique-as ou liste-as em seu sistema, mas você pode cair em outros desvios onde criamos dezenas de documentos que podem nunca ser utilizados no final... Enorme tópico!

7. Tarefas longas estão listados em Trello ou outra ferramenta de gerenciamento de tarefas. Todas as tarefas rápidas (pode ser feito em um dia ou na semana) como responder a um e-mail, ligar para um cliente, etc. não estão listados em Trello, mas criados em seu calendário como tarefas/eventos

8. Se você tiver várias caixas de correio para administrar, grupo em um cliente de e-mail como Outlook ou em um webmail como Gmail. Neste caso, você escolhe uma das pastas Caixa de entrada + Arquivos para ser sua principal. Se você tiver um e-mail pendente em outra caixa de entrada, você o moverá para a pasta principal a fim de evitar a busca contínua entre suas caixas de entrada.

9. Não há apenas e-mail! Como você administra seu canais de informação como SMS, WhatsApp, Linkedin etc.?
O gerenciamento de caixas de entrada de mensagens instantâneas é mais complicado e não é adequado para integração com o gerenciamento de Caixa de Entrada + Arquivos. Se você tem uma ação a fazer após uma mensagem recebida, você pode criar uma tarefa em seu calendário logo em seguida. Se você não tiver a possibilidade de tratar as informações imediatamente, encaminhar-lhe a mensagem por e-mail. Você integrará a informação em seu fluxo de e-mails.

10. Desligar as notificações...na medida do possível! Um hábito que funciona bem é desligar as notificações de novos e-mails recebidos no PC e Mobile, o mesmo para ferramentas colaborativas como Slack ou Teams. Deixe ativos seus feeds de informação marcados como Urgentes como Chamadas / SMS / WhatsApp. Organize-se para verificar suas caixas de entrada em horários específicos. O objetivo é ler suas novas mensagens quando você decidir e não quando as ferramentas decidirem... isso é uma grande diferença.

 

Como planejar seu dia de forma simples? 🎯

A idéia é trabalhar em blocos de tempo específicos. De modo geral, somos mais eficientes quando cortamos blocos de 20 minutos de trabalho. Mas, na realidade, cabe a você adaptar a duração de acordo com sua organização, seu ritmo e suas tarefas.
A idéia é trabalhar em blocos específicos por agrupamento de tarefas com o mesmo tema ou categoria. Geralmente, um bloco pode durar entre 10 minutos e 60 minutos (com base no Técnica de Pomodoro). Por exemplo, eu bloqueio 30 minutos para processar 6 respostas por e-mail que tenho que fazer. O objetivo é limitar o tempo para dar a si mesmo um ritmo e uma força para dividir seu dia.
Quanto mais visualizamos o que temos que fazer, mais eficientemente podemos trabalhar.

Nosso dia é ritmado por 3 períodos de tempo principaisA idéia é organizar nossos dias de acordo com eles.

 

✅ A Organização

Você não tem que gastar seu tempo vendo suas mensagens chegarem. Você se bloqueia um tempo dedicado à verificação de novas mensagens. Você decidirá administrar o que pode ser feito muito rapidamente (menos de 10 minutos) ou o que precisa ser planejado (mais de 10 minutos para ser concluído). Dependendo de seus hábitos, você pode bloquear o tempo de organização no início de seu dia, outro por volta das 11h00, um às 14h00 e os dois últimos entre 16h00 e 18h00.

Em algumas profissões, como Serviços ao clienteparte do trabalho consiste no processamento rápido de e-mails ou mensagens recebidas. Mas você pode se candidatar na mesma organização, basta planejar verificar suas caixas de entrada/mensagens mais regularmente (1 vez por hora, 3 vezes por hora...). O objetivo é sempre permanecer concentrado e em controle!

Não adianta gastar todo o seu tempo em sua caixa de entrada refrescando e vendo mensagens aparecerem repetidamente... A caixa de entrada é um elemento perturbador em nossa organização e deve ser considerada como tal. Devemos nos proteger contra isso. Você e somente você decide quando olha as mensagens recebidas, este é o primeiro passo para encontrar a serenidade.

 

✅ A Produção

Este é o momento mais importante! Você gera seu valor agregado,onde você expressará seu know-how.
Todos temos tarefas a realizar, e-mails a enviar, reuniões a manter, etc. O objetivo é dividir estas ações em subtarefas e agrupá-las por tema.
Por exemplo, você poderia definir um bloco: Responder e-mails OU trabalhar com as cotações do cliente, etc. Mas não defina um bloco de tempo de 4 horas com o tema Trabalhando no arquivo de RH. Não funciona!

Manuseio de tarefas longas Primeiro, você tem que analisar e dividir as tarefas. É mais fácil se motivar e se sentir no controle quando você tem 9 tarefas para fazer em 20 minutos, em vez de uma grande em 3 horas! Este fatiamento e gerenciamento são realizados durante o tempo de sua organização. Se eu receber uma ligação de um cliente ou se eu tiver que preparar uma apresentação de minha atividade, eu não crio uma tarefa: "fazer um PowerPoint". Eu o divido em tarefas específicas e limitadas no tempo. Em qualquer caso, é possível reajustar à medida que se avança. Você simplifica sua abordagem. Você pensou sobre isso, escreveu-o e planejou-o, o que significa que você está empenhado em fazê-lo. Sua mentalidade não é mais a mesma.

A fim de realizar estas longas tarefas, tento programar regularmente uma hora mínima de trabalho profundo onde não serei incomodado ou interrompido. Isto me permite avançar mais rapidamente.

 

✅ Tempo Livre e Inesperado

Entre cada bloco de 10 a 60 minutos, você tem que estabelecer um momento 'livre' de tempo, proporcional ao bloco de tempo decorrido. Não há regras precisas, cabe a você. Mas basicamente, se eu acabei de passar 60 minutos em um assunto, eu me dou pelo menos 5 minutos para fazer outra coisa (não olhe para sua caixa de entrada!). A idéia é fazer algo que valide o final deste período como tomar um café, fazer uma pausa no banheiro, surfar na rede etc. Eu ajudo meu cérebro a seguir em frente.

Também não planeje um dia inteiro, você precisa permitir tempo para o inesperadoTodos nós sabemos que um dia nunca acontece do jeito que imaginamos, então é melhor planejar! Você pode bloquear um tempo dedicado em seu dia para estas ações inesperadas ou deixar algum espaço livre para integrá-las.

 

Como implementar este método para administrar seu dia de forma eficaz? 🔧

Começar é muito simples, você pode começar sem qualquer dificuldade. Você tem tudo o que precisa para começar a trabalhar na Caixa de Entrada Zero.

 

✅ Escolha as ferramentas certas

- Você pode usar seu webmail (Gmail, Hotmail, Yahoo...) ou seu cliente de e-mail atual (Outlook, Thunderbird). Se você tiver mais de um, escolha um que será a ferramenta principal. Se você não souber qual escolher, fizemos uma comparação dos melhores clientes de e-mail, você pode ler o artigo aqui.
- Use seu calendário (Google Calendar, Microsoft Outlook ou outro)
- Escolha uma ferramenta de gerenciamento de tarefas (Trello ou outra), que você usará para listar as principais tarefas.

Você pode testar nossa aplicação Unipile projetada para centralizar seu aplicativo de mensagens, organizar seu trabalho e aplicar nativamente o Método Caixa de Entrada Zero a todas as suas mensagens.

✅ Iniciar sem qualquer pressão

O objetivo é começar de forma simples, sem tentar virar sua organização inteira de cabeça para baixo durante a noite. Você tem que começar gradualmente. Cada passo de progresso é importante. Basicamente, você diz a si mesmo que esta manhã eu responderei estes e-mails entre tal e tal momento. Às 10h00 da manhã tenho uma reunião que durará uma hora e assim por diante. Você não precisa ser preciso no início.

A idéia é adquirir o hábito de se dar tempo para analisar o que você tem que fazer, dividir suas tarefas em blocos e planejar seu dia inteiro em seu calendário.

 

Para concluir

Com uma caixa de entrada vazia, estando na Caixa de Entrada Zero, você terá uma visão clara. Com uma agenda organizada contendo tudo o que você tem que fazer, você será capaz de projetar-se. O único objetivo desta Método Caixa de Entrada Zero é reduzir o impacto dos fluxos de informação que todos nós experimentamos todos os dias.

Mesmo que tenhamos muitas coisas para fazer em um dia, ver os itens escritos e organizados nos dá uma sensação de controle. Ok, eu tenho tudo isso para fazer, mas sei o que tenho que fazer e quando! Essa é a diferença.

Gerenciar mensagens, tarefas e a agenda em sua vida profissional ou pessoal é muitas vezes um desafio! Criamos a Unipile para trazer de volta o controle na gestão de nossos dias. Todos estes métodos estão incluídos, automatizados e simplificados em nossa aplicação: temos agrupar todas as mensagens como e-mails, SMS, WhatsApp, Linkedin etc., em uma única caixa de entrada. O planejamento do tratamento de uma mensagem ou de uma tarefa pode ser feito arrastando o item para o calendário. Para tornar nossa vida diária ainda mais fácil, adicionamos também recursos para evitar esquecer as ações planejadas, alertá-lo quando ainda não tiver recebido uma resposta a suas mensagens e ajudá-lo a analisar seus fluxos de trabalho para melhor focar no que realmente importa.