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Erleben Sie die Inbox Zero-Methode und verändern Sie Ihr tägliches Leben

Inbox Zero-Methode

Wir empfangen und versenden immer mehr Nachrichten über unsere Mailboxen. E-Mail ist immer noch der Hauptkommunikationskanal, aber heute werden neue Quellen wie WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, Teams... immer wichtiger. Diese Informationen nehmen, wie auch unsere Arbeitsbelastung, nicht ab und unser Gefühl der Überforderung nimmt zu.
Um alles erfolgreich zu verwalten, brauchen Sie die Art und Weise, wie Sie arbeiten, ändern und sich an Veränderungen anzupassen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die besten Praktiken vor, die Sie leicht umsetzen können. Einige von ihnen kennen Sie bereits, aber zusammengenommen sind sie einfach genial!

 Posteingangs-Nullmethode

Inbox Zero-Anwendung

Sie möchten eine Anwendung verwenden, um Ihre Nachrichten mit der Inbox-Zero-Methode zu verarbeiten, entdecken Sie Unipile, das speziell für diesen Zweck entwickelt wurde.

Warum die Inbox Zero Methode?

Inbox Zero ist ein sehr einfaches System mit folgenden Zielen keine E-Mails mehr zu haben oder Nachrichten in seinem Posteingang zu bearbeiten. Es ist eine Methode, um seine Produktivität zu verbessern und Gelassenheit bei der Gestaltung des täglichen Lebens.
Heißt das, dass alles sofort erledigt werden muss? Nein, ganz und gar nicht!
Dieser Gedanke ist: "Ich habe die Kontrolle, indem ich entscheide, was ich jetzt erledige, weil ich mir Zeit dafür genommen habe, und was ich in meinem Terminkalender einplane, um es später zu erledigen. Ich habe das Kommando!"
Ein geordneter Posteingang unter Kontrolle, ohne Chaos, ist einer der Schlüssel zur Gelassenheit!

 

Posteingang Null oder Posteingang Null?

Die beiden Ausdrücke werden in den verschiedenen Analysen dieser Methode sehr häufig verwendet. Inbox Zero ist der englische Begriff und Zero Inbox ist eine Ableitung, die häufig von den Franzosen verwendet wird. Die ersten Artikel über diese Methode wurden von englischsprachigen Autoren verfasst. Wenn Sie also mehr über dieses Thema wissen wollen, verwenden Sie bei Ihrer Recherche die Schlüsselwörter Inbox Zero.

 

Wie richtet man die Posteingangs-Nullmethode ein? 

Diese Methode ist nicht kompliziert, sie ist sogar sehr einfach. Es ist nur gesunder Menschenverstand, den Sie wahrscheinlich schon heute anwenden. Befolgen Sie die nachstehenden Leitlinien, dann wird alles viel klarer sein:

 

Was sind die Regeln für die Organisation meines Posteingangs?

1. Das Konzept "gelesen/ungelesen" existiert nicht mehr, alles, was im Posteingang ist, muss bearbeitet werden. Dies verhindert, dass Sie eine E-Mail auf Ihrem Mobiltelefon lesen (seinen Status auf "gelesen" ändern) und nicht wissen, was zu tun ist oder nicht, wenn Sie zu Ihrem Computer zurückkommen.

2. Keine Ordner/Unterordner mehr erstellen in Ihrem E-Mail-Ordnerbaum. Erstellen Sie nur einen: Archiv. Sie werden nur 2 Ordner verwenden: Posteingang und Archiv. Sie denken, dass Sie zwischen den E-Mails von Kunden, Ihrer Umfrage bei der Konkurrenz, den Artikeln, die Sie eines Tages lesen wollen, usw. nichts mehr finden werden. Aber die Suchwerkzeuge sind leistungsfähig genug, um die gesuchten Nachrichten zu identifizieren!

3. Nichts "Erledigtes" darf in Ihrem Posteingang verbleiben. Eine abgeschlossene Nachricht (beantwortet oder die zugehörige Aktion ausgeführt) ist archiviert.

4. Eine in Bearbeitung befindliche Nachricht (Sie wollten sie zu einem späteren Zeitpunkt beantworten) wird ebenfalls archiviert. Sie eine Aufgabe in Ihrem Kalender erstellt der die zu ergreifende Maßnahme angibt.

5. In Ihrem Posteingang verbleiben nur noch die Nachrichten, die Sie noch nicht überprüft haben, um zu entscheiden, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen.

6. E-Mails, die Sie aufbewahren, um sie eines Tages zu lesen... oder solche mit Informationen, die Sie für interessant, aber im Moment nicht nützlich halten usw. Auch diese müssen Sie archivieren. Wenn die Informationen relevant sind, sollten sie als solche behandelt werden, die Informationen werden jetzt aufgenommen (vertrauen Sie darauf, dass Sie sich daran erinnern werden). Es steht Ihnen frei, diese Informationen zu teilen oder an andere zu delegieren, wenn sie Sie nicht direkt betreffen. Ordnen Sie sie schließlich ein oder listen Sie sie in Ihrem System auf, aber Sie könnten in andere Abweichungen verfallen, bei denen wir Dutzende von Dokumenten erstellen, die am Ende vielleicht nie benutzt werden... Riesiges Thema!

7. Lange Aufgaben sind aufgeführt in Trello oder einem anderen Aufgabenverwaltungsprogramm. Alle schnellen Aufgaben (können innerhalb eines Tages oder einer Woche erledigt werden), wie das Beantworten einer E-Mail, das Anrufen eines Kunden usw. werden nicht in Trello aufgeführt, sondern in Ihrem Kalender als Aufgaben/Ereignisse erstellt.

8. Wenn Sie mehrere Postfächer zu verwalten haben, Gruppe in einem E-Mail-Programm wie Outlook oder einem Webmail-Programm wie Gmail. In diesem Fall wählen Sie einen der Ordner Posteingang + Archiv als Hauptordner. Wenn Sie eine E-Mail in einem anderen Posteingang haben, verschieben Sie sie in den Hauptordner, damit Sie nicht ständig zwischen Ihren Posteingängen suchen müssen.

9. Es gibt nicht nur E-Mail! Wie verwalten Sie Ihre Informationskanäle wie SMS, WhatsApp, Linkedin usw.?
Die Verwaltung des Posteingangs von Instant Messaging ist komplizierter und eignet sich nicht für die Integration mit der Posteingangs- und Archivverwaltung. Wenn Sie im Anschluss an eine eingehende Nachricht eine Aktion durchführen müssen, können Sie direkt danach eine Aufgabe in Ihrem Kalender erstellen. Wenn Sie nicht die Möglichkeit haben, die Informationen sofort zu bearbeiten, Ihnen die Nachricht per E-Mail zukommen lassen. Sie integrieren die Informationen in Ihren E-Mail-To-do-Fluss.

10. Benachrichtigungen ausschalten...so viel wie möglich! Eine Angewohnheit, die sich bewährt hat, ist die Deaktivierung von Benachrichtigungen über neue E-Mails auf PC und Handy, dasselbe gilt für Tools zur Zusammenarbeit wie Slack oder Teams. Lassen Sie die als dringend gekennzeichneten Informations-Feeds wie Anrufe / SMS / WhatsApp aktiv. Organisieren Sie sich, um Ihre Posteingänge zu bestimmten Zeiten zu überprüfen. Das Ziel ist es, Ihre neuen Nachrichten zu lesen, wenn Sie es wollen, und nicht, wenn die Tools es wollen... das ist ein großer Unterschied.

 

Wechseln Sie zu Inbox Zero für Ihre E-Mails, SMS, WhatsApp, Linkedin...

Unipile fasst alle Ihre Nachrichten im gleichen Posteingang zusammen, um Ihnen die Organisation Ihres Tages zu erleichtern.

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Posteingang und Kalender

Wie kann man seinen Tag einfach planen? 🎯

Es geht darum, in bestimmten Zeitblöcken zu arbeiten. Im Allgemeinen sind wir am effizientesten, wenn wir 20-minütige Arbeitsblöcke abschneiden. In der Praxis ist es jedoch an Ihnen, die Dauer an Ihre Organisation, Ihren Rhythmus und Ihre Aufgaben anzupassen.
Die Idee ist, in bestimmten Blöcken zu arbeiten, indem Gruppierung von Aufgaben mit gleichem Thema oder Kategorie. Im Allgemeinen kann ein Block zwischen 10 Minuten und 60 Minuten dauern (je nach Pomodoro-Technik). Ich nehme mir zum Beispiel 30 Minuten Zeit, um 6 E-Mails zu beantworten, die ich bearbeiten muss. Das Ziel ist es, die Zeit zu begrenzen, um sich selbst einen Rhythmus zu geben und den Tag zu teilen.
Je mehr wir uns vorstellen, was wir zu tun haben, desto effizienter können wir arbeiten.

Unser Tag wird bestimmt durch 3 HauptzeiträumeDie Idee ist, unseren Tag nach ihnen zu organisieren.

 

Die Organisation

Sie müssen Ihre Zeit nicht damit verbringen, den Eingang Ihrer Nachrichten zu beobachten. Sie blockieren sich selbst eine bestimmte Zeit, um nach neuen Nachrichten zu suchen. Sie entscheiden, was Sie schnell erledigen können (weniger als 10 Minuten) oder was geplant werden muss (mehr als 10 Minuten). Je nach Ihren Gewohnheiten können Sie zu Beginn des Tages Zeit für die Organisation einplanen, eine weitere um 11:00 Uhr, eine um 14:00 Uhr und die letzten beiden zwischen 16:00 Uhr und 18:00 Uhr.

In einigen Berufen, wie KundenbetreuungEin Teil der Arbeit besteht darin, eingehende E-Mails oder Nachrichten schnell zu bearbeiten. Sie können sich aber auch in der gleichen Organisation bewerben, Sie müssen nur einplanen, Ihre Posteingänge/Nachrichten regelmäßiger zu überprüfen (1 Mal pro Stunde, 3 Mal pro Stunde ...). Das Ziel ist immer, konzentriert zu bleiben und die Kontrolle zu behalten!

Es macht keinen Sinn, die ganze Zeit mit dem Posteingang zu verbringen und zuzusehen, wie Nachrichten immer wieder auftauchen... Der Posteingang ist ein störendes Element in unserer Organisation und muss als solche betrachtet werden. Wir müssen uns vor ihr schützen. Sie und nur Sie entscheiden, wann Sie die eingehenden Nachrichten betrachten, dies ist der erste Schritt, um Gelassenheit zu finden.

 

Die Produktion

Dies ist die wichtigste Zeit! Sie erzeugen Ihr Mehrwert,in dem Sie Ihr Know-how zum Ausdruck bringen können.
Wir alle haben Aufgaben zu erledigen, E-Mails zu versenden, Termine einzuhalten usw. Ziel ist es, diese Aufgaben in Teilaufgaben zu zerlegen und sie nach Themen zu gruppieren.
Sie könnten zum Beispiel einen Block definieren: E-Mails beantworten ODER an den Kundenangeboten arbeiten, usw. Aber richten Sie keinen 4-Stunden-Block mit dem Thema Arbeit an der Personalakte ein. Das klappt nicht!

Handhabung langer Aufgaben Zunächst müssen Sie die Aufgaben analysieren und aufteilen. Es ist einfacher, sich zu motivieren und das Gefühl zu haben, die Kontrolle zu haben, wenn man 9 Aufgaben in 20 Minuten erledigen muss, als eine große in 3 Stunden! Dieses Aufteilen und Verwalten erfolgt während Ihrer Organisationszeit. Wenn ich einen Anruf von einem Kunden erhalte oder eine Präsentation meiner Tätigkeit vorbereiten muss, erstelle ich keine Aufgabe: "eine PowerPoint-Präsentation erstellen". Ich unterteile sie in spezifische und zeitlich begrenzte Aufgaben. In jedem Fall können Sie sich im Laufe der Zeit anpassen. Sie vereinfachen Ihren Ansatz. Sie haben darüber nachgedacht, es aufgeschrieben und geplant, was bedeutet, dass Sie sich verpflichtet haben, es zu tun. Ihre Denkweise ist nicht mehr dieselbe.

Um diese langwierigen Aufgaben zu bewältigen, versuche ich, regelmäßig mindestens eine Stunde für intensive Arbeit einzuplanen, in der ich nicht gestört oder unterbrochen werde. So kann ich schneller vorankommen.

 

Freie Zeit und Unerwartetes

Zwischen jedem Block von 10 bis 60 Minuten müssen Sie einen "freien" Zeitpunkt festlegenproportional zu der verstrichenen Zeitspanne. Es gibt keine genauen Regeln, das hängt von Ihnen ab. Aber grundsätzlich gilt: Wenn ich gerade 60 Minuten mit einem Thema verbracht habe, gebe ich mir mindestens 5 Minuten Zeit, um etwas anderes zu tun (schauen Sie nicht auf Ihren Posteingang!). Die Idee ist, am Ende dieser Zeitspanne etwas zu tun, das mich bestätigt, z. B. einen Kaffee zu trinken, eine Toilettenpause zu machen, im Internet zu surfen usw. Ich helfe meinem Gehirn, weiterzumachen.

Planen Sie auch nicht den ganzen Tag ein, Sie müssen Zeit für UnerwartetesWir alle wissen, dass ein Tag nie so verläuft, wie wir ihn uns vorgestellt haben, also können wir ihn genauso gut einplanen! Sie können eine bestimmte Zeit für diese unerwarteten Aktionen in Ihren Tag einplanen oder etwas Freiraum lassen, um sie zu integrieren.

 

Wie kann man diese Methode anwenden, um seinen Tag effektiv zu gestalten? 🔧

Der Einstieg ist sehr einfach, Sie können ohne Schwierigkeiten beginnen. Sie haben alles, was Sie brauchen, um mit Zero Inbox zu arbeiten.

 

Wählen Sie die richtigen Werkzeuge

- Sie können Ihr Webmail (Gmail, Hotmail, Yahoo...) oder Ihren aktuellen E-Mail-Client (Outlook, Thunderbird) verwenden. Wenn Sie mehr als ein Programm haben, wählen Sie eines aus, das Ihr Haupttool sein wird. Wenn Sie nicht wissen, welchen Sie wählen sollen, haben wir einen Vergleich der besten E-Mail-Clients erstellt, den Sie in diesem Artikel lesen können hier.
- Verwenden Sie Ihren Kalender (Google Kalender, Microsoft Outlook oder andere)
- Wählen Sie ein Aufgabenmanagement-Tool (Trello oder ein anderes), das Sie für die Auflistung der wichtigsten Aufgaben verwenden werden.

Sie können unsere Anwendung Unipile testen, um Ihre Messaging-App zu zentralisieren, Ihre Arbeit zu organisieren und nativ die Inbox Zero-Methode für alle Ihre Nachrichten.

✅ Start ohne jeglichen Druck

Ziel ist es, einfach anzufangen, ohne zu versuchen, die gesamte Organisation über Nacht auf den Kopf zu stellen. Sie müssen schrittweise beginnen. Jeder Schritt des Fortschritts ist wichtig. Im Grunde genommen sagen Sie sich: Heute Morgen werde ich diese E-Mails zwischen dieser und jener Zeit beantworten. Um 10:00 Uhr habe ich eine Besprechung, die 1 Stunde dauert, und so weiter. Sie müssen am Anfang nicht so genau sein.

Sie sollten sich angewöhnen, sich Zeit zu nehmen, um zu analysieren, was Sie zu tun haben, Ihre Aufgaben in Blöcke aufzuteilen und Ihren gesamten Tag in Ihrem Kalender zu planen.

 

Zum Schluss

Mit einem leeren Posteingang, dem "Zero Inbox", haben Sie eine klare Vision. Mit einem organisierten Terminkalender, der alles enthält, was Sie zu tun haben, können Sie sich projizieren. Das einzige Ziel dieser Inbox Zero-Methode ist es, die Auswirkungen der Informationsflüsse, die wir alle täglich erleben, zu verringern.

Selbst wenn wir an einem Tag viele Dinge zu erledigen haben, gibt es uns ein Gefühl der Kontrolle, wenn wir die Dinge aufschreiben und organisieren. Ok, ich habe all das zu tun, aber ich weiß, was ich wann zu tun habe! Das ist der Unterschied.

Die Verwaltung von Nachrichten, Aufgaben und Terminen im Berufs- oder Privatleben ist oft eine Herausforderung! Wir haben Unipile entwickelt, um die Kontrolle über die Verwaltung unseres Tages wiederzuerlangen. Alle diese Methoden sind in unserer Anwendung enthalten, automatisiert und vereinfacht: Wir haben Gruppierung aller Nachrichten wie E-Mails, SMS, WhatsApp, Linkedin usw. in einem einzigen Posteingang. Um die Bearbeitung einer Nachricht oder einer Aufgabe zu planen, können Sie das Element in den Kalender ziehen. Um unser tägliches Leben noch einfacher zu gestalten, haben wir außerdem Funktionen hinzugefügt, die verhindern, dass geplante Aktionen vergessen werden, die Sie benachrichtigen, wenn Sie noch keine Antwort auf Ihre Nachrichten erhalten haben, und die Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu analysieren, damit Sie sich besser auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist.

 

Posteingang Null Gelassenheit
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