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Descubre el método Inbox Zero y cambia tu vida cotidiana

Método Inbox Zero

Cada vez recibimos y enviamos más mensajes desde nuestros sistemas de mensajería. El correo electrónico sigue siendo el principal canal de intercambio, pero hoy en día nuevas fuentes como WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, Teams... cobran cada vez más importancia. Estas fuentes de información, al igual que nuestra carga de trabajo, no disminuyen y nuestra sensación de desorganización aumenta.
Para gestionar todo con éxito, necesita cambiar su método del trabajo y adaptarse.

En este artículo, le ofrecemos las mejores prácticas que puede aplicar fácilmente. Ya conoces algunas de ellas, pero puestas juntas, ¡funcionan muy bien!

método de la bandeja de entrada cero

Aplicación Inbox Zero

Si desea utilizar una aplicación para procesar sus correos electrónicos con el método inbox Zero, descubra Unipile, especialmente diseñado para este fin.

¿Por qué el método Inbox Zero? (o Rien en boîte de réception en francés)

El Inbox Zero es un sistema muy sencillo que pretende no más correos electrónicos o mensajes a procesar en su bandeja de entrada. Este es un método para mejorar la productividad y serenidad en la gestión de su vida cotidiana.
¿Significa esto que todo debe ser tratado inmediatamente?
La idea es: "Tengo el control al decidir qué proceso ahora porque me he dado tiempo para hacerlo o lo planifico en mi agenda para procesarlo más tarde". Yo tengo el control".
Tener una bandeja de entrada organizada y controlada, sin caos, es una de las claves de la tranquilidad.

 

¿Buzón de entrada cero o bandeja de entrada cero?

Las dos expresiones se utilizan muy a menudo en los distintos análisis de este método. Inbox Zero es el término inglés y Zero Inbox es un derivado utilizado a menudo por los franceses. Los primeros artículos sobre este método fueron escritos por autores de habla inglesa. Así que si quieres saber más sobre este tema, utiliza las palabras clave Inbox Zero en tu investigación.

 

¿Cómo poner en práctica el método Inbox Zero? 

Este método de organización no es complicado, al contrario, es muy sencillo. Es simplemente sentido común que probablemente ya esté utilizando, al menos en parte, hoy en día. Siga la siguiente guía, todo estará más claro después:

 

¿Cuáles son las reglas para organizar mi bandeja de entrada? ⚡

1. El concepto Lu/Non Lu ya no existe En su nueva organización, todo lo que está en la bandeja de entrada debe ser procesado. Así se evita leer un correo electrónico en el móvil y no saber que iba a ser procesado al volver al ordenador.

2. Dejar de crear carpetas / subcarpetas en la estructura de árbol de su buzón. Cree sólo una carpeta de Archivos. Utilizarás la bandeja de entrada y los archivos a diario, eso es todo. Puede que pienses que no vas a poder encontrar nada entre los correos electrónicos de los clientes, tu inteligencia competitiva, los artículos que vas a leer un día, etc., pero las herramientas de búsqueda son lo suficientemente potentes como para que identifiques los mensajes que buscas, ¡te lo prometo!

3. Un mensaje que ha sido procesado, es decir, al que se ha respondido o se ha realizado la acción resultante, se traslada al directorio Archivos.

4. También se archiva un mensaje que se está procesando, es decir, al que se ha previsto responder en un momento/fecha posterior. Usted tiene ha creado una tarea en su calendario que especifica la acción a realizar.

5. Sólo quedan en la bandeja de entrada los mensajes para los que aún no has definido lo que debes hacer.

6. Correos electrónicos que guardas en secreto para tratarlos algún día... o aquellos con información que te parece interesante pero que no puedes utilizar en ese momento. También hay que archivarlas. Si la información es relevante, hay que tratarla como tal, la información se digiere enseguida (confía en que te acordarás). No dude en compartir o delegar esta información a quien corresponda si no le afecta directamente. Por último, puedes clasificarlo o listarlo en tu sistema de información... pero aquí también podemos caer en otras derivas en las que cada uno crea decenas de documentos que al final puede que nunca se utilicen... ¡Un tema inmenso!

7. Tareas que consumen tiempo se encuentran en Trello u otra herramienta de gestión de tareas. Todas las acciones rápidas (procesables en un día o una semana si se planifican) como responder a un correo electrónico, llamar a un cliente, etc., no aparecen en Trello, sino que se crean en mi calendario como tareas/eventos.

8. Si tienes varios buzones de correo electrónico que gestionar, centralizar en una herramienta como Outlook o un correo web como Gmail. En este caso, eliges una de las carpetas Bandeja de entrada + Archivos que serán tus carpetas principales, si tienes un correo pendiente en otra casilla, lo moverás a la bandeja de entrada principal para evitar tener que buscar continuamente entre tus carpetas.

9. Hay más cosas en la vida que el correo electrónico. Cómo gestionar su otros canales de información como tus SMS, WhatsApp, Linkedin, etc.?
La gestión de las bandejas de entrada de estos canales (mensajería instantánea) es más compleja y no es adecuada en su estado actual para integrar la gestión de la bandeja de entrada + archivo. Si tienes una acción que realizar como resultado de un mensaje entrante, puedes crear una tarea en tu calendario de inmediato. Si no tienes la posibilidad de procesar la información inmediatamente, reenviar este mensaje a usted mismo por correo electrónico para que encaje en su flujo clásico de mensajes/tareas.

10. Desactivar las notificaciones...tanto como sea posible. Una práctica que funciona bien es desactivar las notificaciones de los nuevos correos electrónicos recibidos en el PC y en el móvil, lo mismo para las herramientas colaborativas como Slack o Teams. Deja activos tus flujos de información categorizados como Urgentes como Llamadas/SMS/WhatsApp. Organízate para comprobar tus bandejas de entrada en momentos concretos. El objetivo es comprobar tus nuevos mensajes cuando tú lo decidas, no cuando la herramienta lo decida... esa es la gran diferencia.

¿Qué te parece cambiar a Inbox Zero para tus correos electrónicos, WhatsApp, Linkedin, SMS...?

Unipile centraliza todos sus mensajes en el mismo buzón para facilitar su organización y la realización de su jornada.

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Bandeja de entrada y calendario

¿Cómo organizar el día de forma sencilla? 🎯

El objetivo es trabajar en bloques de tiempo específicos. En general, somos más eficaces cuando trabajamos en bloques de 20 minutos. Pero en realidad es usted quien debe adaptar la duración en función de su organización, su ritmo y sus tareas.
La idea es ampliar este proceso en bloque a agrupación de tareas por temas o categorías. En uso, un bloque puede tener entre 10 y 60 minutos (derivado del Técnica Pomodoro). Por ejemplo, reservo 30 minutos para ocuparme de las 6 respuestas de correo electrónico que tengo que hacer. El objetivo es limitar el tiempo para darse un ritmo y obligarse a cortar el día adecuadamente.
Cuanto más visualicemos lo que tenemos que hacer, más eficazmente podremos trabajar.

Nuestro día está salpicado de 3 tipos principales de climaLa idea es organizar el día en torno a ellos.

 

Organización del tiempo

No tienes que perder el tiempo viendo cómo llegan los mensajes. Te bloqueas a ti mismo una hora dedicada a comprobar si hay nuevos mensajes. A continuación, decidirá si se ocupa de lo que puede ser tratado muy rápidamente (menos de 5 minutos) o de lo que necesita ser planificado. En función de tus hábitos, puedes reservar un tiempo de organización al principio del día, otro en torno a las 11.00 horas, uno a las 14.00 horas y los dos últimos entre las 16.00 y las 18.00 horas.

En algunos oficios, como servicio al clientePor ejemplo, en la función de ventas, etc., parte del trabajo consiste en atender rápidamente los correos electrónicos o los mensajes entrantes. Esta organización se puede aplicar de la misma manera, sólo tienes que planificar para revisar tus bandejas de entrada/mensajes con más regularidad. El objetivo es mantener siempre la concentración y el control.

No tiene sentido estar todo el tiempo en la bandeja de entrada refrescando y viendo cómo aparecen mensajes una y otra vez... La bandeja de entrada es un elemento perturbador en nuestra organización y debe ser considerada como tal y, por tanto, debemos protegernos de ella. Eres tú quien decide cuando controlas la recepción de tus mensajes, es el primer paso para encontrar la serenidad.

 

Tiempo de producción

Este es el momento más importante. Es el que genera su valordonde expresas tu experiencia.
Todos tenemos tareas que hacer, correos electrónicos que escribir, citas que cumplir, etc. El objetivo es desglosar estas acciones en subtareas y agruparlas por temas.
Por ejemplo, haga un bloque de tiempo: Responder a los correos electrónicos / Trabajar en el archivo '123' / Hacer 3 ofertas comerciales, etc. Pero no establezcas bloques de tiempo de 4 horas con el tema Trabajar en el archivo de RRHH. ¡Eso no funciona!

Gestión de tareas largas Es más fácil motivarse y sentir que se tiene el control cuando se tienen que hacer 12 tareas de 20 minutos en lugar de una enorme tarea de 4 horas. Este corte y gestión se realiza durante su tiempo de organización. Si recibo una licitación o tengo que preparar una presentación de mi actividad, desde luego no creo una lista de tareas: "haz un powerpoint". Lo divido en tareas específicas con un límite de tiempo. En cualquier caso, puede reajustarlos sobre la marcha. Esta forma de trabajar simplifica su enfoque. Has pensado, escrito y planificado tus tareas, lo que significa que te has comprometido a llevarlas a cabo. Por lo tanto, su enfoque ya no es el mismo.

Para llevar a cabo estas largas tareas, intento bloquear regularmente períodos de trabajo profundo de al menos una hora en los que no me molesten ni interrumpan. Esto me permite progresar más rápidamente.

 

Los muertos y los tiempos imprevistos

Entre cada bloque de 10 a 60 minutos como máximo, es imprescindible establecer un "tiempo de espera".Esto es proporcional a la cantidad de tiempo invertido. No hay reglas precisas, el tiempo lo pones tú, pero básicamente, si acabo de hacer 60 minutos de trabajo sobre un tema, me doy al menos 5 minutos para hacer otra cosa (no mires tu bandeja de entrada, ¡no!). La idea es hacer algo que valide el final de ese tiempo como tomar un café, hacer una pausa para ir al baño, navegar por la red, etc. Estoy ayudando a mi cerebro a seguir adelante.

Tampoco planifiques un día completo, tienes que planificar tiempo para lo inesperado. Todos sabemos que un día nunca sale como lo imaginamos, así que más vale planearlo. Puedes reservar un momento del día para estas acciones inesperadas o dejar espacio para que se integren.

 

¿Cómo se aplican estos métodos para una gestión eficaz de la jornada? 🔧

Empezar es muy sencillo, puedes empezar sin ninguna dificultad. Tienes todo lo que necesitas para empezar a trabajar en Zero Inbox.

 

Elegir las herramientas adecuadas

- Puedes utilizar tu correo web (Gmail, Hotmail, Yahoo...) o tu actual cliente de correo electrónico (Outlook, Thunderbird). Si tiene más de una, elija una que sea la herramienta principal. Si no sabes cuál elegir, hemos hecho una comparativa de los mejores clientes de correo electrónico, que puedes consultar aquí.
- Utilice su calendario (Google Calendar, Microsoft Outlook u otro)
- Elige una herramienta de gestión de tareas (Trello u otra) que utilices menos, sólo para enumerar acciones largas.

Puede probar nuestra aplicación Unipile que ha sido desarrollada para centralizar su mensajería, organizar su trabajo y aplicar de forma nativa el Método Inbox Zero a todos sus mensajes.

✅ Arranque sin presión

El objetivo es empezar de forma sencilla, sin intentar poner patas arriba toda la organización de la noche a la mañana. Hay que empezar poco a poco. Cada paso de progreso es importante. Básicamente te dices a ti mismo esta mañana voy a contestar estos correos entre tal y tal hora. A las 10 de la mañana tengo una reunión que durará una hora y así sucesivamente. No es necesario ser preciso al principio.

La idea es adquirir el hábito de dedicar tiempo a analizar lo que tienes que hacer, dividir tus tareas en bloques y planificar todo el día en tu agenda.

 

Para concluir

Con una bandeja de entrada vacía, es decir, estando en la bandeja de entrada cero... tendrás una visión clara. Con una agenda organizada que contenga todo lo que tienes que hacer... podrás proyectarte. El único objetivo de esta Método Zero Inbox es reducir el impacto de los flujos de información que todos experimentamos a diario.

Aunque tengamos muchas cosas que hacer o conseguir durante el día, verlas escritas y organizadas nos da una sensación de control: ¡vale, tengo todo esto que hacer, pero sé lo que tengo que hacer y cuándo! Esa es la diferencia.

Gestionar los mensajes, las tareas y la agenda en la vida profesional o personal suele ser una lucha. Creamos Unipile para recuperar el control de la gestión de nuestra jornada. Estos principios y métodos se retoman, automatizan y simplifican en nuestra aplicación: tenemos centralizado todo el correo electrónico, Sms, WhatsApp, Linkedin etc. en una sola bandeja de entrada. La programación del tratamiento de un mensaje o de una tarea se realiza moviendo el elemento directamente en el calendario. Para facilitar aún más el día a día y liberar la mente, hemos añadido funciones que permiten no olvidar las acciones planificadas, avisar cuando no se ha recibido respuesta a los mensajes y ayudar a analizar los flujos de trabajo para centrarse mejor en lo que realmente importa.

 

bandeja de entrada cero