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Experimenta el método Inbox Zero y cambia tu vida diaria

Método Inbox Zero

Cada vez recibimos y enviamos más mensajes desde nuestros buzones. El correo electrónico sigue siendo el principal canal de comunicación, pero hoy en día nuevas fuentes como WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, Teams... cobran cada vez más importancia. Esta información, al igual que nuestras cargas de trabajo, no disminuye y nuestra sensación de agobio aumenta.
Para gestionarlo todo con éxito, necesita cambie su forma de trabajar y adaptarse a los cambios.

En este artículo, compartiremos contigo las mejores prácticas que puedes aplicar fácilmente. Algunas ya las conoces, pero en conjunto, ¡son increíbles!

 método de la bandeja de entrada cero

Aplicación Inbox Zero

Si desea utilizar una aplicación para procesar sus mensajes con el método inbox Zero, descubra Unipile especialmente diseñado para este fin.

¿Por qué el método Inbox Zero?

El Inbox Zero es un sistema muy sencillo que pretende no tener más correos electrónicos o mensajes que manejar en su bandeja de entrada. Es un método para mejorar su productividad y serenidad en el discurrir de su vida cotidiana.
¿Significa esto que todo debe hacerse inmediatamente? No, en absoluto.
Esta idea es: "Tengo el control al elegir lo que manejo ahora porque me di tiempo para hacerlo y lo que programo en mi agenda para hacerlo después. Estoy al mando".
Tener una bandeja de entrada organizada, bajo control, sin caos, ¡es una de las claves de la serenidad!

 

¿Inbox Zero o Zero Inbox?

Las 2 expresiones se utilizan muy a menudo en los distintos análisis de este método. Inbox Zero es el término inglés y Zero Inbox es un derivado utilizado a menudo por los franceses. Los primeros artículos sobre este método fueron escritos por autores de habla inglesa. Por lo tanto, si desea saber más sobre este tema, utilice las palabras clave Inbox Zero en su investigación.

 

¿Cómo configurar el método de bandeja de entrada cero? 

Este método no es complicado, de hecho, es muy sencillo. No es más que sentido común que probablemente ya esté utilizando hoy en día. Siga las pautas que se indican a continuación y todo estará mucho más claro:

 

¿Cuáles son las normas para organizar mi bandeja de entrada?

1. El concepto de leído/no leído ya no existe, hay que gestionar todo lo que hay en la bandeja de entrada. Así se evita leer un correo en el móvil (cambiar su estado a leído) y no saber qué hay que hacer o no al volver al ordenador.

2. Dejar de crear carpetas / subcarpetas en su árbol de carpetas de correo electrónico. Cree sólo una: Archivo. Utilizarás sólo 2 carpetas, Bandeja de entrada y Archivo. Crees que no encontrarás nada entre los correos de tus clientes, la encuesta de tu competencia, los artículos que leerás un día, etc. Pero las herramientas de búsqueda son lo suficientemente potentes como para identificar los mensajes buscados.

3. Nada "hecho" debe permanecer en tu bandeja de entrada. Un mensaje completado (respondido o realizada la acción asociada) es archivado.

4. También se archiva un mensaje en curso (que tenías previsto responder en otro momento/fecha). Usted ha creado una tarea en su calendario que especifica la acción a realizar.

5. Los únicos mensajes que quedan en tu bandeja de entrada son los que aún no has revisado para determinar qué acción tomar.

6. Correos electrónicos que guardas para leer algún día... o aquellos con información que te parece interesante pero que ahora mismo no es útil, etc. También hay que archivarlos. Si la información es relevante hay que tratarla como tal, la información se asimila ahora mismo (confía en ti mismo que te acordarás). No dudes en compartir o delegar esta información a otras personas si no te concierne directamente. Por último, clasifícala o enumérala en tu sistema, pero podrías caer en otras desviaciones en las que creamos decenas de documentos que al final puede que nunca se utilicen... ¡Enorme tema!

7. Tareas largas figuran en Trello u otra herramienta de gestión de tareas. Todas las tareas rápidas (pueden realizarse en un día o en una semana), como responder a un correo electrónico, llamar a un cliente, etc., no aparecen en Trello, sino que se crean en el calendario como tareas/eventos.

8. Si tienes varios buzones que gestionar, grupo en un cliente de correo electrónico como Outlook o un webmail como Gmail. En este caso, eliges una de las carpetas Bandeja de entrada + Archivos para que sea la principal. Si tienes un correo pendiente en otra bandeja de entrada, lo moverás a la carpeta principal para evitar buscar continuamente entre tus bandejas de entrada.

9. ¡No sólo hay correo electrónico! ¿Cómo gestiona su canales de información como SMS, WhatsApp, Linkedin, etc.?
La gestión de las bandejas de entrada de la mensajería instantánea es más complicada y no es adecuada para integrarla con la gestión de Bandeja de entrada + Archivos. Si tiene que realizar una acción tras recibir un mensaje, puede crear una tarea en su calendario inmediatamente después. Si no tienes la posibilidad de gestionar la información inmediatamente, enviarle el mensaje por correo electrónico. Integrará la información en su flujo de tareas por correo electrónico.

10. Desactivar las notificaciones...¡tanto como sea posible! Un hábito que funciona bien es desactivar las notificaciones de nuevos correos electrónicos recibidos en PC y Móvil, lo mismo para herramientas colaborativas como Slack o Teams. Deja activas tus fuentes de información etiquetadas como Urgentes como Llamadas / SMS / WhatsApp. Organízate para revisar tus bandejas de entrada a horas concretas. El objetivo es leer tus nuevos mensajes cuando tú decidas y no cuando las herramientas decidan... esa es una gran diferencia.

 

Cambia a Inbox Zero para tus correos electrónicos, SMS, WhatsApp, Linkedin...

Unipile reúne todos tus mensajes en la misma bandeja de entrada para facilitarte la organización del día.

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Bandeja de entrada y calendario

Cómo planificar tu día de forma sencilla? 🎯

La idea es trabajar en bloques de tiempo específicos. En general, somos más eficaces cuando reducimos el trabajo a bloques de 20 minutos. Pero en realidad, eres tú quien debe adaptar la duración en función de tu organización, tu ritmo y tus tareas.
La idea es trabajar en bloques específicos agrupar tareas con el mismo tema o categoría. Por lo general, un bloque puede durar entre 10 y 60 minutos (en función del Técnica Pomodoro). Por ejemplo, yo bloqueo 30 minutos para procesar 6 respuestas de correo electrónico que tengo que hacer. El objetivo es limitar el tiempo para darte un ritmo y obligarte a dividir tu jornada.
Cuanto más visualicemos lo que tenemos que hacer, más eficazmente podremos trabajar.

Nuestro día está ritmado por 3 periodos principalesLa idea es organizar nuestro día en función de ellos.

 

La Organización

No tienes que perder el tiempo viendo cómo te llegan los mensajes. Te bloqueas una hora específica para comprobar si hay mensajes nuevos. Decidirás gestionar lo que se puede hacer muy rápidamente (menos de 10 minutos) o lo que hay que planificar (más de 10 minutos para completarlo). En función de tus hábitos, puedes bloquear un tiempo de organización al principio del día, otro hacia las 11.00 h, uno a las 14.00 h y los dos últimos entre las 16.00 h y las 18.00 h.

En algunas profesiones, como Servicios al clienteparte del trabajo consiste en procesar rápidamente los correos electrónicos o mensajes entrantes. Pero puedes aplicar en la misma organización, sólo tienes que planificar revisar tus bandejas de entrada/mensajes con más regularidad (1 vez por hora, 3 veces por hora...). El objetivo es mantener siempre la concentración y el control.

No tiene sentido pasarse todo el tiempo en la bandeja de entrada refrescándola y viendo cómo aparecen mensajes una y otra vez... La bandeja de entrada es un elemento perturbador en nuestra organización y debe considerarse como tal. Debemos protegernos de ello. Tú y sólo tú decides cuándo miras los mensajes entrantes, éste es el primer paso para encontrar la serenidad.

 

La producción

Este es el momento más importante. Usted genera su valor añadido,donde expresará sus conocimientos.
Todos tenemos tareas que hacer, correos electrónicos que enviar, reuniones que mantener, etc. El objetivo es desglosar estas acciones en subtareas y agruparlas por temas.
Por ejemplo, podría definir un bloque Contestar correos electrónicos O Trabajar en los presupuestos de los clientes, etc. Pero no defina un bloque de tiempo de 4 horas con el tema Trabajar en el expediente de RRHH. No funcionaría.

Manejar tareas largas En primer lugar, hay que analizar y dividir las tareas. Es más fácil motivarse y sentir que se tiene el control cuando hay que hacer 9 tareas en 20 minutos que una sola en 3 horas. Esta división y gestión se realizan durante el tiempo de organización. Si recibo una llamada de un cliente o si tengo que preparar una presentación de mi actividad, no creo una tarea pendiente: "hacer un PowerPoint". Lo divido en tareas específicas y limitadas en el tiempo. En cualquier caso, puedes reajustarlo sobre la marcha. Simplifica tu planteamiento. Lo has pensado, lo has escrito y lo has planificado, lo que significa que te has comprometido a hacerlo. Tu mentalidad ya no es la misma.

Para llevar a cabo estas largas tareas, intento programar regularmente un mínimo de una hora de trabajo profundo donde no me molesten ni me interrumpan. Esto me permite avanzar más rápidamente.

 

Tiempo libre e imprevistos

Entre cada bloque de 10 a 60 minutos, tienes que fijar un momento de tiempo "libreproporcional al bloque de tiempo transcurrido. No hay reglas precisas, depende de ti. Pero básicamente, si acabo de dedicar 60 minutos a un tema, me doy al menos 5 minutos para hacer otra cosa (¡no mires la bandeja de entrada!). La idea es hacer algo que valide el final de este periodo, como tomar un café, ir al baño, navegar por Internet, etc. Así ayudo a mi cerebro a seguir adelante.

Tampoco planifiques un día completo, tienes que prever tiempo para lo inesperadoTodos sabemos que un día nunca sale como lo habíamos imaginado, así que más vale planificarlo. Puedes reservar un momento del día para estas acciones inesperadas o dejar un espacio libre para integrarlas.

 

Cómo poner en práctica este método para gestionar tu día con eficacia? 🔧

Empezar es muy sencillo, puedes empezar sin ninguna dificultad. Tienes todo lo que necesitas para empezar a trabajar en Zero Inbox.

 

Elegir las herramientas adecuadas

- Puedes utilizar tu webmail (Gmail, Hotmail, Yahoo...) o tu cliente de correo electrónico actual (Outlook, Thunderbird). Si tienes más de uno, elige uno que será la herramienta principal. Si no sabes cuál elegir, hemos hecho una comparativa de los mejores clientes de correo electrónico, puedes leer el artículo aquí.
- Utiliza tu calendario (Google Calendar, Microsoft Outlook u otro)
- Elige una herramienta de gestión de tareas (Trello u otra), que utilizarás para enumerar las tareas principales.

Puedes probar nuestra aplicación Unipile diseñada para centralizar tu app de mensajería, organizar tu trabajo y aplicar de forma nativa el Método Inbox Zero a todos tus mensajes.

✅ Arranque sin presión

El objetivo es empezar de forma sencilla, sin intentar poner patas arriba toda la organización de la noche a la mañana. Hay que empezar poco a poco. Cada paso de progreso es importante. Básicamente, te dices a ti mismo que esta mañana contestaré a estos correos entre tal y tal hora. A las 10 de la mañana tengo una reunión que durará 1 hora y así sucesivamente. No hace falta que seas preciso al principio.

La idea es acostumbrarse a dedicar tiempo a analizar lo que hay que hacer, dividir las tareas en bloques y planificar toda la jornada en el calendario.

 

Para concluir

Con una bandeja de entrada vacía, estando en Cero Inbox, tendrás una visión clara. Con una agenda organizada con todo lo que tienes que hacer, podrás proyectarte. El único objetivo de esta Método Inbox Zero es reducir el impacto de los flujos de información que todos experimentamos a diario.

Aunque tengamos muchas cosas que hacer en un día, verlas anotadas y organizadas nos da una sensación de control. Vale, tengo todo esto que hacer, ¡pero sé lo que tengo que hacer y cuándo! Ésa es la diferencia.

Gestionar los mensajes, las tareas y la agenda en la vida profesional o personal suele ser todo un reto. Hemos creado Unipile para devolver el control en la gestión de nuestra jornada. Todos estos métodos están incluidos, automatizados y simplificados en nuestra aplicación: tenemos agrupar todos los mensajes como correos electrónicos, SMS, WhatsApp, Linkedin etc. en una sola bandeja de entrada. Planificar el tratamiento de un mensaje o una tarea puede hacerse arrastrando el elemento al calendario. Para facilitar aún más nuestro día a día, también hemos añadido funciones para evitar olvidar las acciones planificadas, avisarte cuando aún no has recibido respuesta a tus mensajes y ayudarte a analizar tus flujos de trabajo para centrarte mejor en lo que realmente importa.

 

bandeja de entrada cero serenidad
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