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Sperimentate il metodo Inbox Zero e cambiate la vostra vita quotidiana

Metodo Inbox Zero

Riceviamo e inviamo sempre più messaggi dalle nostre caselle di posta elettronica. L'e-mail è ancora il principale canale di comunicazione, ma oggi nuove fonti come WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, Teams... stanno diventando sempre più importanti. Queste informazioni, come i nostri carichi di lavoro, non diminuiscono e la nostra sensazione di sovraccarico aumenta.
Per gestire tutto con successo, è necessario cambiare il modo di lavorare e adattarsi ai cambiamenti.

In questo articolo condivideremo con voi le migliori pratiche che potete facilmente implementare. Alcune di esse le conoscete già, ma messe insieme sono fantastiche!

 metodo inbox zero

Applicazione Inbox Zero

Se desiderate utilizzare un'applicazione per elaborare i vostri messaggi con il metodo inbox Zero, scoprite Unipile appositamente progettato per questo scopo.

Perché il metodo Inbox Zero?

Inbox Zero è un sistema molto semplice che ha come obiettivo di non avere più e-mail o messaggi da gestire nella sua casella di posta. È un metodo per migliorare la sua produttività e serenità nello svolgimento della vita quotidiana.
Questo significa che tutto deve essere fatto immediatamente? No, affatto!
Questa idea è: "Ho il controllo scegliendo ciò che gestisco ora perché mi sono dato il tempo di farlo e ciò che programmo nella mia agenda per farlo più tardi. Sono io che comando!".
Avere una casella di posta organizzata, sotto controllo, senza caos è una delle chiavi della serenità!

 

Inbox Zero o Zero Inbox?

Le due espressioni sono utilizzate molto spesso nelle varie analisi di questo metodo. Inbox Zero è il termine inglese e Zero Inbox è un derivato spesso utilizzato dai francesi. I primi articoli su questo metodo sono stati scritti da autori di lingua inglese. Quindi, se volete saperne di più su questo argomento, utilizzate le parole chiave Inbox Zero nella vostra ricerca.

 

Come impostare il metodo inbox zero? 

Questo metodo non è complicato, anzi è molto semplice. Si tratta solo di buon senso che probabilmente utilizzate già oggi. Seguite le indicazioni riportate di seguito e tutto sarà molto più chiaro:

 

Quali sono le regole per organizzare la mia casella di posta?

1. Il concetto di letto/non letto non esiste più, tutto ciò che è presente nella posta in arrivo deve essere gestito. In questo modo si evita di leggere un'e-mail sul cellulare (cambiando il suo stato in lettura) e di non sapere cosa si deve fare o meno quando si torna al computer.

2. Interrompere la creazione di cartelle/sottocartelle nell'albero delle cartelle di posta elettronica. Createne solo una: Archivio. Utilizzerete solo 2 cartelle, Posta in arrivo e Archivio. Pensate di non trovare nulla tra le e-mail dei clienti, il sondaggio della concorrenza, gli articoli da leggere un giorno, ecc. Ma gli strumenti di ricerca sono abbastanza potenti da identificare i messaggi cercati!

3. Nulla di "fatto" deve rimanere nella casella di posta. Un messaggio completato (risposto o eseguita l'azione associata) è archiviato.

4. Viene archiviato anche un messaggio in corso (a cui si prevedeva di rispondere in un momento/data successivi). Voi ha creato un'attività nel calendario che specifica l'azione da intraprendere.

5. Gli unici messaggi rimasti nella casella di posta elettronica sono quelli che non avete ancora esaminato per determinare le azioni da intraprendere.

6. Le e-mail che si conservano per essere lette un giorno... o quelle con informazioni che si ritengono interessanti ma non utili al momento, ecc. Anche queste devono essere archiviate. Se l'informazione è rilevante, allora va trattata come tale, l'informazione va assimilata subito (fidatevi di voi stessi e ricorderete). Sentitevi liberi di condividere o delegare queste informazioni ad altri se non vi riguardano direttamente. Infine, classificatele o elencatele nel vostro sistema, ma potreste cadere in altre deviazioni in cui creiamo decine di documenti che alla fine potrebbero non essere mai utilizzati... Argomento enorme!

7. Compiti lunghi sono elencati in Trello o un altro strumento di gestione delle attività. Tutti i compiti rapidi (che possono essere svolti nell'arco di un giorno o di una settimana) come rispondere a un'e-mail, chiamare un cliente, ecc. non sono elencati in Trello ma creati nel calendario come attività/eventi.

8. Se avete diverse caselle di posta da gestire, gruppo in un client di posta elettronica come Outlook o una webmail come Gmail. In questo caso, si sceglie una delle cartelle Posta in arrivo + Archivi come principale. Se avete un'e-mail in sospeso in un'altra casella di posta, la sposterete nella cartella principale per evitare di cercare continuamente tra le vostre caselle di posta.

9. Non c'è solo la posta elettronica! Come gestite la vostra canali di informazione come SMS, WhatsApp, Linkedin ecc.
La gestione della posta in arrivo dalla messaggistica istantanea è più complicata e non si può integrare con la gestione della posta in arrivo e degli archivi. Se avete un'azione da compiere in seguito a un messaggio in arrivo, potete creare un'attività nel vostro calendario subito dopo. Se non avete la possibilità di gestire le informazioni immediatamente, potete creare un'attività nel calendario, vi inoltrerà il messaggio via e-mail. Integrerete le informazioni nel vostro flusso di e-mail.

10. Disattivare le notifiche... il più possibile! Un'abitudine che funziona bene è quella di disattivare le notifiche delle nuove e-mail ricevute su PC e cellulare, lo stesso vale per gli strumenti di collaborazione come Slack o Teams. Lasciate attivi i feed di informazioni etichettati come urgenti, come chiamate / SMS / WhatsApp. Organizzatevi per controllare la posta in arrivo a orari specifici. L'obiettivo è leggere i nuovi messaggi quando lo decidete voi e non quando lo decidono gli strumenti... questa è una grande differenza.

 

Passate a Inbox Zero per le vostre e-mail, SMS, WhatsApp, Linkedin...

Unipile riunisce tutti i messaggi nella stessa casella di posta elettronica per facilitare l'organizzazione della giornata.

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Posta in arrivo e calendario

Come pianificare la giornata in modo semplice? 🎯

L'idea è quella di lavorare in blocchi di tempo specifici. In generale, siamo più efficienti quando ritagliamo blocchi di lavoro di 20 minuti. Ma in realtà sta a voi adattare la durata in base alla vostra organizzazione, al vostro ritmo e ai vostri compiti.
L'idea è di lavorare in blocchi specifici raggruppare compiti con lo stesso argomento o categoria. In genere, un blocco può durare tra i 10 minuti e i 60 minuti (in base alla Tecnica del Pomodoro). Ad esempio, io blocco 30 minuti per elaborare 6 risposte a e-mail che devo fare. L'obiettivo è limitare il tempo per darsi un ritmo e costringersi a suddividere la giornata.
Più visualizziamo ciò che dobbiamo fare, più riusciamo a lavorare in modo efficiente.

La nostra giornata è ritmata da 3 periodi principaliL'idea è quella di organizzare la nostra giornata in base ad essi.

 

L'organizzazione

Non dovete passare il tempo a guardare i messaggi che arrivano. Si blocca da solo un momento dedicato al controllo dei nuovi messaggi. Deciderete di gestire ciò che può essere fatto molto rapidamente (meno di 10 minuti) o ciò che deve essere pianificato (più di 10 minuti per essere completato). A seconda delle vostre abitudini, potete bloccare un tempo di organizzazione all'inizio della giornata, un altro verso le 11:00, uno alle 14:00 e gli ultimi due tra le 16:00 e le 18:00.

In alcune professioni, come Servizi ai clientiparte del lavoro consiste nell'elaborare rapidamente le e-mail o i messaggi in arrivo. Ma è possibile candidarsi nella stessa organizzazione, basta pianificare il controllo della posta in arrivo/messaggi con maggiore regolarità (1 volta all'ora, 3 volte all'ora...). L'obiettivo è sempre quello di rimanere concentrati e in controllo!

Non ha senso dedicare tutto il tempo alla casella di posta elettronica, aggiornandola e vedendo i messaggi apparire in continuazione... La casella di posta è una elemento di disturbo nella nostra organizzazione e deve essere considerato come tale. Dobbiamo proteggerci da essa. Siete voi e solo voi a decidere quando guardare i messaggi in arrivo, questo è il primo passo per trovare la serenità.

 

La produzione

Questo è il momento più importante! Generate il vostro valore aggiunto,dove potrete esprimere il vostro know-how.
Tutti noi abbiamo compiti da svolgere, e-mail da inviare, riunioni da tenere, ecc. L'obiettivo è suddividere queste azioni in sottocompiti e raggrupparli per tema.
Ad esempio, è possibile definire un blocco: Rispondere alle e-mail OPPURE Lavorare ai preventivi dei clienti, ecc. Ma non si può definire un blocco di 4 ore con il tema Lavorare sul file delle risorse umane. Non funziona!

Gestione di compiti lunghi Per prima cosa, è necessario analizzare e suddividere i compiti. È più facile essere motivati e sentirsi in controllo quando si hanno 9 compiti da svolgere in 20 minuti piuttosto che uno grande in 3 ore! La suddivisione e la gestione avvengono durante il tempo dedicato all'organizzazione. Se ricevo una telefonata da un cliente o se devo preparare una presentazione della mia attività, non creo un to-do: "fare un PowerPoint". Lo divido in compiti specifici e limitati nel tempo. In ogni caso, si può modificare man mano che si procede. Semplificate il vostro approccio. Ci avete pensato, scritto e pianificato, il che significa che vi siete impegnati a farlo. La vostra mentalità non è più la stessa.

Per portare a termine questi compiti lunghi, cerco di programmare regolarmente almeno un'ora di lavoro profondo in cui non sarò disturbato o interrotto. Questo mi permette di avanzare più rapidamente.

 

Tempo libero e imprevisti

Tra ogni blocco di 10-60 minuti, dovete fissare un momento di tempo "liberoproporzionale al blocco di tempo trascorso. Non ci sono regole precise, dipende da voi. Ma fondamentalmente, se ho appena trascorso 60 minuti su un argomento, mi concedo almeno 5 minuti per fare qualcos'altro (non guardare la casella di posta!). L'idea è di fare qualcosa che convalidi la fine di questo periodo, come bere un caffè, fare una pausa in bagno, navigare in rete, ecc. In questo modo aiuto il mio cervello ad andare avanti.

Non pianificate nemmeno una giornata intera, dovete prevedere tempo per l'inaspettatoSappiamo tutti che una giornata non va mai come l'abbiamo immaginata, quindi tanto vale pianificarla! Potete riservare un momento della vostra giornata a queste azioni inaspettate o lasciare uno spazio libero per integrarle.

 

Come applicare questo metodo per gestire efficacemente la vostra giornata? 🔧

Iniziare è molto semplice, potete iniziare senza alcuna difficoltà. Avete tutto ciò che vi serve per iniziare a lavorare con Zero Inbox.

 

Scegliere gli strumenti giusti

- Potete utilizzare la vostra webmail (Gmail, Hotmail, Yahoo...) o il vostro attuale client di posta elettronica (Outlook, Thunderbird). Se ne avete più di uno, sceglietene uno che sarà lo strumento principale. Se non sapete quale scegliere, abbiamo fatto un confronto tra i migliori client di posta elettronica, potete leggere l'articolo qui.
- Utilizzare il calendario (Google Calendar, Microsoft Outlook o altro)
- Scegliete uno strumento di gestione delle attività (Trello o altro), che userete per elencare i compiti principali.

Potete testare la nostra applicazione Unipile, progettata per centralizzare la vostra app di messaggistica, organizzare il vostro lavoro e applicare in modo nativo il Metodo Inbox Zero a tutti i messaggi.

✅ Avvio senza pressione

L'obiettivo è iniziare in modo semplice, senza cercare di stravolgere l'intera organizzazione da un giorno all'altro. Bisogna iniziare gradualmente. Ogni passo avanti è importante. In pratica, dite a voi stessi che questa mattina risponderò a queste e-mail tra una certa ora e l'altra. Alle 10:00 ho una riunione che durerà 1 ora e così via. Non è necessario essere precisi all'inizio.

L'idea è quella di prendere l'abitudine di darsi il tempo di analizzare ciò che si deve fare, di suddividere i compiti in blocchi e di pianificare l'intera giornata nel calendario.

 

Per concludere

Con una casella di posta vuota, essendo in Zero Inbox, avrete una visione chiara. Con un'agenda organizzata che contiene tutto ciò che dovete fare, sarete in grado di proiettarvi. L'unico obiettivo di questo Metodo Inbox Zero è ridurre l'impatto dei flussi di informazioni che tutti noi viviamo quotidianamente.

Anche se abbiamo molte cose da fare in una giornata, vedere le cose scritte e organizzate ci dà una sensazione di controllo. Ok, ho tutto questo da fare, ma so cosa devo fare e quando! Questa è la differenza.

Gestire i messaggi, i compiti e l'agenda nella vita professionale o personale è spesso una sfida! Abbiamo creato Unipile per riportare il controllo nella gestione della nostra giornata. Tutti questi metodi sono inclusi, automatizzati e semplificati nella nostra applicazione: abbiamo raggruppare tutti i messaggi come e-mail, SMS, WhatsApp, Linkedin ecc. in un'unica casella di posta. La pianificazione del trattamento di un messaggio o di un'attività può essere effettuata trascinando l'elemento nel calendario. Per rendere la nostra vita quotidiana ancora più semplice, abbiamo aggiunto anche funzioni per evitare di dimenticare le azioni pianificate, avvisare quando non si è ancora ricevuta una risposta ai messaggi e aiutare ad analizzare i flussi di lavoro per concentrarsi meglio su ciò che conta davvero.

 

casella di posta zero serenità
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