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Temps de lecture : 8 min

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Les volumes de messages échangés explosent, l’email est le principal canal mais viennent aujourd’hui s’ajouter d’autres sources comme WhatsApp, Slack, Teams etc. Ces sources d’informations comme nos charges de travail ne baissent pas et notre sentiment de désorganisation progresse.

Pour réussir à tout gérer il faut changer sa méthode de travail et s’adapter.

Je vous propose dans cet article les meilleures pratiques à mettre en place en toute simplicité. Vous en connaissez déjà quelques unes, mais mises bout à bout, ça fonctionne terriblement !

👉 Méthode Zero inbox ou Rien en boîte de réception en Français ?
Le Zero inbox c’est un principe très simple qui a pour objectif de ne plus avoir d’emails ou de messages à traiter dans sa boîte de réception.
Est ce que ça veut dire qu’il faut tout traiter immédiatement, non surtout pas !
Je maîtrise en décidant de ce que je traite maintenant car je me suis donné du temps pour le faire ou je le planifie dans mon agenda pour le traiter plus tard. Je suis en maîtrise !
Avoir une boîte de réception avec seulement les messages en attente de traitement, c’est une des clés pour la sérénité ! Vous gagnez en lisibilité et en facilité.

👉 Méthode Pomodoro ou Bloc de temps ?
L’objectif est de travailler par bloc de temps précis. Généralement, c’est en découpant des blocs de 20 minutes de travail que nous sommes le plus efficaces. Mais dans les faits c’est vous qui adaptez la durée en fonction de votre organisation, de votre rythme et de vos tâches.
L’idée est d’étendre ce procédé de blocs en regroupant des tâches par thèmes ou catégories. A l’usage, un bloc peut être compris entre 10 minutes et 60 minutes (dérivé de la méthode Pomodoro). Par exemple, je bloque 30 minutes pour traiter les 6 réponses emails que je dois faire. L’objectif est de limiter le temps pour se donner du rythme et se forcer à bien découper sa journée.
Plus nous visualisons ce que nous avons à faire, plus nous pouvons travailler efficacement.

🔧 Quels outils pour mettre en place ces méthodes ?
– Vous pouvez utiliser votre webmail ou client email actuel (Outlook, Thunderbird).  Si vous en avez plusieurs, choisissez-en un qui sera le principal outil.
– Utilisez votre Agenda (Google, Microsoft ou autre)
– Choisissez un outil de gestion de tâches (Trello ou autre) que vous utiliserez moins, seulement pour lister les actions longues.

Les nouvelles règles très simples de gestion de votre boîte mail

Organiser ma boîte de réception :
1️⃣ Le concept Lu/Non Lu n’existe plus dans votre organisation, tout ce qui est dans la boîte de réception est à traiter. Cela évite de lire un email sur son mobile et de ne plus savoir qu’il était à traiter quand on revient sur son ordinateur.

2️⃣ Arrêtez de créer des dossiers / sous-dossiers dans l’arborescence de votre boîte email. Ne créer qu’un seul dossier Archives. Vous utiliserez au quotidien Boîte de Réception et Archives, c’est tout. Je pensais au départ que je ne retrouverai plus rien entre mes emails clients, ma veille concurrentielle, les articles à lire un jour etc. mais les outils de recherche sont suffisamment puissants pour que vous retrouviez vos messages, promis !

3️⃣ Un message traité c’est à dire auquel vous avez répondu ou réalisé l’action qui en découle est mis dans le répertoire Archives.

4️⃣ Un message en cours de traitement, c’est à dire que vous avez planifié d’y répondre à une heure/date ultérieure est également Archivé. Vous avez créé une tâche dans votre agenda qui précise l’action à faire.

5️⃣ Il ne reste dans votre boîte de réception que ce que vous n’avez pas encore pris le temps d’analyser pour définir l’action à mettre en place.

6️⃣ Les emails que l’on garde sous le coude pour les traiter un jour… ou ceux avec de l’information que l’on estime intéressante mais pas exploitable sur le moment. Vous devez les Archiver également. Si l’information est pertinente alors elle doit être traitée comme telle, l’information est digérée tout de suite (faîtes-vous confiance vous vous en rappellerez), ou alors partagée avec qui de droit ou enfin répertoriée à part… mais là aussi on bascule sur d’autres dérives ou l’on créée des dizaines de documents qui ne seront peut-être jamais exploités au final… Vaste sujet !

7️⃣ Les tâches longues sont répertoriées dans Trello (ou autre). Toutes les tâches rapides (traitables dans la journée ou la semaine si planifiée) comme répondre à un email, appeler un client etc. ne sont pas répertoriées dans Trello mais créées dans mon agenda en tâche/évènements.

8️⃣ Si vous avez plusieurs boîtes emails à gérer, centraliser les dans un outil comme Outlook ou bien une webmail comme Gmail. Dans ce cas-là, vous choisissez un des répertoires Boîte de réception + Archives qui seront vos dossiers principaux, si vous avez un email en attente dans une autre boite, vous le déplacerez dans le répertoire principal pour éviter d’avoir à rechercher continuellement entre vos répertoires.

9️⃣ Il n’y a pas que les emails dans la vie ! Comment gérer vos autres canaux d’informations comme vos SMS, WhatsApp, Linkedin etc. ?
Gérer les boîtes de réception de ces canaux (messageries instantanées) est plus complexe et peu adapté en l’état pour intégrer une gestion de dossier Inbox + Archives. Si vous avez une action à faire suite à un message entrant, vous pouvez créer dans la foulée une tâche dans votre calendrier. Si vous n’avez pas la possibilité de traiter l’information dans l’immédiat, transférer vous ce message par email pour qu’il rentre dans votre flux classique de traitement des messages / to do.

🔟 Couper les notifications…le plus possible ! Personnellement, j’ai coupé les notifications des nouveaux emails sur PC et Mobile, idem pour le Slack interne. Mes Appels / SMS / WhatsApp restent actifs la plus part du temps. Je me suis organisé pour aller contrôler ponctuellement mes boîtes de réception. Je vais voir mes nouveaux messages quand je le décide et pas quand l’outil le décide… c’est la grande différence.

🎯 Comment organiser sa journée simplement ?

Notre journée est rythmée par 4 grands types de temps, l’idée est d’organiser sa journée en fonction d’eux.

Le temps Organisation :

En gros je ne passe pas mon temps à regarder mes messages arriver, je me bloque un temps pour vérifier mes nouveaux messages et décider de traiter ce qui peut l’être très rapidement (- de 5 minutes)  ou ce qui doit être planifié. En fonction de vos habitudes, vous pouvez bloquer un temps d’organisation au démarrage de votre journée, un autre vers 11h00, un à 14h00 et les deux derniers entre 16h et 18h00.

Dans certains métiers, comme les SAV, la fonction commerciale etc. une partie du travail consiste justement à traiter rapidement les emails ou les messages entrants. Cette organisation peut tout à fait s’appliquer de la même manière, il suffit simplement de planifier plus régulièrement le contrôle de ses boîtes de réception/messages. L’objectif est toujours de rester concentré et de maîtriser !

Il n’y a aucun intérêt à être tout le temps sur sa boîte à rafraîchir et regarder les messages arriver inlassablement… La boîte de réception est un élément perturbateur dans notre organisation et doit être considéré comme tel et donc il faut s’en protéger. C’est vous qui décidez quand vous contrôlez la réception vos messages, c’est la 1ère étape pour aller chercher la sérénité.

Le temps Production :

C’est le temps le plus important ! C’est celui qui génère votre valeur, où vous exprimez votre savoir-faire.
Nous avons tous des tâches à faire, des emails à rédiger, des rdv à honorer etc. L’objectif est de découper ses actions en sous tâches et les regrouper par thématique.
Exemple, faire un bloc de temps : Répondre aux emails / Travailler le dossier xxx / Faire 3 offres commerciales etc. Mais il ne faut pas vous caler des plages de 4 heures avec le thème Travailler sur le dossier RH. Ça ne marche pas !
Gestion des tâches longues : Elles doivent toutes être analysées et découpées, c’est plus facile de se motiver et de se sentir en maîtrise quand on a 12 tâches à faire de 20 minutes plutôt qu’une énorme de 4 heures ! Ce découpage et cette gestion se fait pendant votre temps d’organisation. Si je reçois un appel d’offre à rendre ou si je dois préparer une présentation de mon activité, je ne crée surtout pas une to do : “faire un powerpoint”.  Je sous divise en tâches précises et bordées dans le temps. Dans tous les cas, vous pourrez les réadapter au fur et à mesure de votre avancement. Ce mode de fonctionnement simplifie votre approche. Vous avez réfléchi, écrit et planifié vos tâches cela veut dire que vous vous êtes engagés à la réalisation de ces actions. Votre approche n’est donc plus du tout la même.

Pour réaliser ces tâches longues, pour ma part, j’essaye de bloquer régulièrement des plages de travail profond (deep work) minimum d’1 heure où je ne serai ni perturbé ni interrompu. Cela me permet d’avancer plus vite.

Les temps Morts et Imprévus :

Entre chaque bloc de 10 à 60 min max, il faut impérativement poser un temps ‘mort’, proportionnel au bloc de temps passé. Pas de règles précises, c’est vous qui fixez le temps, mais en gros, si je viens de réaliser un temps de 60 min à fond sur un sujet je m’accorde au moins 5 min pour faire autre chose (ne pas regarder sa boîte de réception non !). L’idée c’est de faire quelque chose qui valide la fin de ce temps comme boire un café, pause toilettes, surfer sur le net etc. J’aide mon cerveau à passer à autre chose.

Ne planifiez pas non plus une journée à rabord, il faut prévoir du temps pour les imprévus. Nous savons tous qu’une journée ne se déroule jamais comme nous l’avions imaginée donc autant le prévoir ! Vous pouvez bloquer un temps dédié dans votre journée pour ces actions imprévues ou laissez des espaces libres pour pouvoir les intégrer.

🚦 Comment démarrer ?

L’objectif est de commencer simplement, pas de pression ! En gros on se dit ce matin je réponds à ces emails entre telle et telle heure. A 10h00 j’ai un meeting avec xxx qui durera 1 heure et ainsi de suite. Il ne faut pas chercher la précision au départ.

L’idée est de prendre l’habitude de se donner le temps d’analyser ce que l’on a à faire, de découper en blocs ses tâches et de planifier l’ensemble de sa journée dans son agenda.

 

 🏁 Pour conclure :

Une boîte de réception vide… on y voit plus clair. Un agenda organisé qui contient tout ce qu’on a à faire… on se projette et on s’engage. Tout ça dans l’objectif de diminuer l’impact des flux d’informations que nous subissons tous chaque jour.

Même si nous avons beaucoup de choses à faire ou à réaliser dans la journée, le fait de les voir écrites et organisées nous donne un sentiment de maîtrise : Ok j’ai tout ça à faire, mais je sais ce que je dois faire et quand ! C’est toute la différence.

Gérer ses messages, ses tâches, son emploi du temps dans sa vie pro ou perso relève très souvent du combat ! C’est pour apporter à nouveau de la maîtrise dans la gestion de notre journée que nous avons créé Unipile. Ces principes et méthodes sont repris, automatisés et simplifiés dans notre application : nous avons centralisé tous les flux emails, Sms, WhatsApp, Linkedin etc. dans une seule boîte de réception. La planification du traitement d’un message ou d’une tâche se fait en déplaçant directement l’élément dans l’agenda. Pour faciliter encore plus notre quotidien et libérer notre esprit nous avons ajouté des fonctionnalités qui vous permettent de ne plus oublier les actions planifiées, de vous alerter quand vous n’avez pas encore reçu une réponse à vos messages et vous aide à analyser vos flux pour mieux vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Sources :
Inbox zero : https://www.fastcompany.com/40507663/the-7-step-guide-to-achieving-inbox-zero-and-staying-there-in-2018?s=09
Méthode Pomodoro : https://medium.com/essentiels/la-technique-du-pomodoro-comment-mieux-g%C3%A9rer-son-temps-gr%C3%A2ce-%C3%A0-une-tomate-d2df411235b8
Méthode Chunking : https://noop.nl/2015/03/how-to-be-more-productive-the-chunking-technique.html