Nieuw: Lancering op Product Hunt - 30 mei

Unipile logo

Ervaar de Inbox Zero-methode en verander je dagelijkse leven

Inbox Nul methode

We ontvangen en versturen steeds meer berichten vanuit onze mailboxen. E-mail is nog steeds het belangrijkste communicatiekanaal, maar tegenwoordig worden nieuwe bronnen zoals WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, Teams... steeds belangrijker. Deze informatie neemt, net als onze werkdruk, niet af en ons gevoel van overweldiging neemt toe.
Om alles succesvol te beheren, heb je het volgende nodig je manier van werken veranderen en zich aanpassen aan veranderingen.

In dit artikel delen we de best practices die je gemakkelijk kunt implementeren. Sommige ken je al, maar samen zijn ze geweldig!

 inbox nul methode

Inbox Zero Toepassing

Je wilt een applicatie gebruiken om je berichten te verwerken met de inbox Zero methode, ontdek dan Unipile die speciaal voor dit doel ontworpen is.

Waarom de Inbox Zero Methode?

De Inbox Zero is een heel eenvoudig systeem met als doel om geen e-mails meer te hebben of berichten te verwerken in zijn inbox. Het is een methode om zijn productiviteit verbeteren en sereniteit in het dagelijkse leven.
Betekent dit dat alles onmiddellijk moet gebeuren? Nee, helemaal niet!
Dit idee is: "Ik heb de controle door te kiezen wat ik nu afhandel omdat ik mezelf de tijd heb gegeven om het te doen en wat ik in mijn agenda plan om het later te doen. Ik heb de controle!"
Een georganiseerde inbox, onder controle, zonder chaos is een van de sleutels tot sereniteit!

 

Inbox Zero of Inbox Zero?

De 2 uitdrukkingen worden heel vaak gebruikt in de verschillende analyses van deze methode. Inbox Zero is de Engelse term en Zero Inbox is een afgeleide die vaak door Fransen wordt gebruikt. De eerste artikelen over deze methode werden geschreven door Engelstalige auteurs. Dus als je meer wilt weten over dit onderwerp, gebruik dan de trefwoorden Inbox Zero in je onderzoek.

 

Hoe stel je de inbox nul-methode in? 

Deze methode is niet ingewikkeld, in feite is het heel eenvoudig. Het is gewoon gezond verstand dat je waarschijnlijk vandaag al gebruikt. Volg de onderstaande richtlijnen en alles wordt veel duidelijker:

 

Wat zijn de regels voor het organiseren van mijn inbox?

1. Het concept gelezen/ongelezen bestaat niet meer, alles in de inbox moet worden afgehandeld. Dit voorkomt dat je een e-mail leest op je mobiele telefoon (verander zijn status in lezen) en niet weet wat je wel of niet moet doen als je terugkomt op je computer.

2. Stop met het maken van mappen / submappen in de mappenstructuur van je e-mail. Maak er slechts één: Archief. U zult slechts 2 mappen gebruiken, Inbox en Archief. U denkt dat u niets zult vinden tussen e-mails van klanten, uw concurrentieonderzoek, artikelen die u op een dag moet lezen, enz. Maar zoekprogramma's zijn krachtig genoeg om de gezochte berichten te identificeren!

3. Er mag niets "gedaan" blijven staan in je inbox. Een voltooid bericht (geantwoord of de bijbehorende actie uitgevoerd) is gearchiveerd.

4. Een bericht in uitvoering (je was van plan om het op een later tijdstip te beantwoorden) wordt ook gearchiveerd. U een taak aangemaakt in je agenda die de actie specificeert die moet worden ondernomen.

5. De enige berichten die nog in je inbox staan, zijn de berichten die je nog niet hebt bekeken om te bepalen welke actie je moet ondernemen.

6. E-mails die je bewaart om op een dag te lezen... of e-mails met informatie waarvan je denkt dat die interessant is, maar die je nu niet kunt gebruiken enz. Die moet je ook archiveren. Als de informatie relevant is, dan moet het als zodanig worden behandeld, de informatie wordt nu geassimileerd (vertrouw erop dat je het je zult herinneren). Voel je vrij om deze informatie te delen of te delegeren aan anderen als het je niet direct aangaat. Tot slot, classificeer het of neem het op in je systeem, maar je zou in andere afwijkingen kunnen vervallen waarbij we tientallen documenten creëren die uiteindelijk misschien nooit worden gebruikt... Enorm onderwerp!

7. Lange taken staan vermeld in Trello of een ander hulpmiddel voor taakbeheer. Alle snelle taken (kan binnen een dag of een week worden gedaan) zoals het beantwoorden van een e-mail, het bellen van een klant, enz. worden niet vermeld in Trello, maar worden in je agenda aangemaakt als taken/gebeurtenissen.

8. Als je meerdere mailboxen moet beheren, groep in een e-mailprogramma zoals Outlook of een webmail zoals Gmail. In dit geval kies je een van de mappen Inbox + Archieven als hoofdmap. Als je een e-mail in behandeling hebt in een andere inbox, verplaats je die naar de hoofdmap om te voorkomen dat je voortdurend moet zoeken tussen je inboxen.

9. Er is niet alleen e-mail! Hoe beheer je je informatiekanalen zoals sms, WhatsApp, Linkedin enzovoort?
Het beheren van inboxen van instant messaging is ingewikkelder en niet geschikt om te integreren met Inbox + Archiefbeheer. Als je een actie moet uitvoeren naar aanleiding van een inkomend bericht, kun je direct daarna een taak aanmaken in je agenda. Als je niet de mogelijkheid hebt om de informatie onmiddellijk te verwerken, u het bericht per e-mail doorsturen. Je integreert de informatie in je e-mail to-do flow.

10. Meldingen uitschakelen...zoveel mogelijk! Een gewoonte die goed werkt, is het uitschakelen van meldingen van nieuwe e-mails op pc en mobiel. Hetzelfde geldt voor samenwerkingstools zoals Slack of Teams. Laat je informatiefeeds die zijn gemarkeerd als dringend, zoals oproepen / sms'jes / WhatsApp, actief. Organiseer je om je inbox op specifieke tijden te controleren. Het doel is om je nieuwe berichten te lezen wanneer jij dat wilt en niet wanneer de tools dat willen... dat is een groot verschil.

 

Schakel over naar Inbox Zero voor je e-mails, sms'en, WhatsApp, Linkedin...

Unipile brengt al je berichten samen in dezelfde inbox om het organiseren van je dag te vergemakkelijken.

GRATIS PLAN   GEEN KREDIETKAART    ANNULEREN

Postvak IN en agenda

Hoe plan je je dag eenvoudig? 🎯

Het idee is om in specifieke tijdsblokken te werken. Over het algemeen zijn we het meest efficiënt als we blokken van 20 minuten maken. Maar in werkelijkheid is het aan jou om de duur aan te passen aan je organisatie, je ritme en je taken.
Het idee is om in specifieke blokken te werken door taken met hetzelfde onderwerp groeperen of categorie. Over het algemeen kan een blok tussen 10 minuten en 60 minuten duren (gebaseerd op de Pomodoro techniek). Ik blokkeer bijvoorbeeld 30 minuten om 6 e-mailreacties te verwerken die ik moet doen. Het doel is om de tijd te beperken om jezelf een ritme te geven en te dwingen je dag op te splitsen.
Hoe meer we visualiseren wat we moeten doen, hoe efficiënter we kunnen werken.

Onze dag staat in het teken van 3 hoofdperiodenHet idee is om onze dag volgens hen in te delen.

 

De organisatie

Je hoeft je tijd niet te verdoen met kijken hoe je berichten binnenkomen. Je blokkeert jezelf een vast tijdstip om te controleren op nieuwe berichten. Je zult beslissen om te beheren wat heel snel kan worden gedaan (minder dan 10 minuten) of wat moet worden gepland (meer dan 10 minuten om te voltooien). Afhankelijk van je gewoonten kun je aan het begin van je dag organisatietijd blokkeren, een andere rond 11:00 uur, een om 14:00 uur en de laatste twee tussen 16:00 en 18:00 uur.

In sommige beroepen, zoals Diensten voor klantenEen deel van het werk bestaat uit het snel verwerken van binnenkomende e-mails of berichten. Maar je kunt in dezelfde organisatie solliciteren, je moet alleen plannen om je inboxen/berichten regelmatiger te controleren (1 keer per uur, 3 keer per uur...). Het doel is altijd om gefocust en in controle te blijven!

Het heeft geen zin om al je tijd te besteden aan het verversen van je inbox en steeds maar weer berichten te zien verschijnen... De inbox is een storend element in onze organisatie en moet als zodanig worden beschouwd. We moeten onszelf ertegen beschermen. Jij en alleen jij beslist wanneer je naar de binnenkomende berichten kijkt, dit is de eerste stap om sereniteit te vinden.

 

De productie

Dit is het belangrijkste moment! Je genereert jouw toegevoegde waarde,waar je je knowhow kunt uiten.
We hebben allemaal taken te doen, e-mails te versturen, vergaderingen bij te houden, enz. Het doel is om deze acties op te splitsen in subtaken en ze te groeperen per thema.
Je kunt bijvoorbeeld een blok definiëren: E-mails beantwoorden OF Werken aan de klantoffertes, enz. Maar stel geen blok van 4 uur in met als thema Werken aan het HR-dossier. Dat werkt niet!

Lange taken afhandelen Eerst moet je de taken analyseren en opsplitsen. Het is gemakkelijker om gemotiveerd te raken en het gevoel te hebben dat je alles onder controle hebt als je 9 taken hebt die je in 20 minuten moet doen in plaats van een grote taak in 3 uur! Dit opsplitsen en beheren gebeurt tijdens je organisatietijd. Als ik een telefoontje van een klant krijg of als ik een presentatie van mijn activiteit moet voorbereiden, maak ik geen to-do: "maak een PowerPoint". Ik verdeel het in specifieke en tijdsgebonden taken. In elk geval kun je je taken aanpassen terwijl je bezig bent. Je vereenvoudigt je aanpak. Je hebt erover nagedacht, het opgeschreven en het gepland, wat betekent dat je vastbesloten bent om het te doen. Je mindset is niet langer hetzelfde.

Om deze lange taken te volbrengen, probeer ik regelmatig minimaal een uur diepgaand werk in te plannen waar ik niet gestoord of onderbroken word. Hierdoor kan ik sneller vooruit.

 

Vrije tijd en onverwacht

Tussen elk blok van 10 tot 60 minuten moet je een 'vrij' moment instellenin verhouding tot de verstreken tijd. Er zijn geen precieze regels, het is aan jou. Maar in principe, als ik net 60 minuten aan een onderwerp heb besteed, geef ik mezelf minstens 5 minuten om iets anders te doen (kijk niet naar je inbox!). Het idee is om iets te doen dat het einde van deze periode bevestigt, zoals koffie drinken, een badkamerpauze nemen, surfen op het internet, enz. Ik help mijn hersenen om verder te gaan.

Plan ook geen volledige dag, je moet rekening houden met tijd voor het onverwachteWe weten allemaal dat een dag nooit zo verloopt als we ons hadden voorgesteld, dus we kunnen er net zo goed rekening mee houden! Je kunt een specifiek moment in je dag reserveren voor deze onverwachte acties of wat vrije ruimte laten om ze te integreren.

 

Hoe implementeer je deze methode om je dag effectief te beheren? 🔧

Aan de slag gaan is heel eenvoudig, je kunt zonder enige moeite beginnen. Je hebt alles wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met Zero Inbox.

 

Kies het juiste gereedschap

- Je kunt je webmail (Gmail, Hotmail, Yahoo...) of je huidige e-mailprogramma (Outlook, Thunderbird) gebruiken. Als je er meer dan één hebt, kies er dan één die het belangrijkste hulpmiddel wordt. Als je niet weet welke je moet kiezen, hebben we een vergelijking gemaakt van de beste e-mailclients, je kunt het artikel lezen hier.
- Gebruik je agenda (Google Agenda, Microsoft Outlook of een andere)
- Kies een tool voor taakbeheer (Trello of een andere) die je zult gebruiken om de belangrijkste taken op te sommen.

Je kunt onze applicatie Unipile testen, die is ontworpen om je berichten-app te centraliseren, je werk te organiseren en de volgende functies toe te passen Inbox Nul methode naar al je berichten.

Starten zonder druk

Het doel is om eenvoudig te beginnen, zonder te proberen je hele organisatie van de ene op de andere dag op zijn kop te zetten. Je moet geleidelijk beginnen. Elke stap is belangrijk. In principe vertel je jezelf dat ik vanochtend deze e-mails zal beantwoorden tussen die en die tijd. Om 10:00 uur heb ik een vergadering die 1 uur zal duren, enzovoort. Je hoeft in het begin niet precies te zijn.

Het idee is om er een gewoonte van te maken om jezelf de tijd te geven om te analyseren wat je moet doen, om je taken op te splitsen in blokken en om je hele dag te plannen in je agenda.

 

Tot slot

Met een lege inbox, in Zero Inbox, heb je een heldere visie. Met een georganiseerde agenda die alles bevat wat je moet doen, kun je jezelf projecteren. Het enige doel van deze Inbox Nul methode is het verminderen van de impact van de informatiestromen waar we allemaal dagelijks mee te maken hebben.

Zelfs als we veel te doen hebben op een dag, geeft het ons een gevoel van controle als we de dingen opgeschreven en georganiseerd zien. Oké, ik moet dit allemaal doen, maar ik weet wat ik moet doen en wanneer! Dat is het verschil.

Het beheren van berichten, taken en de agenda in je professionele of persoonlijke leven is vaak een uitdaging! We hebben Unipile gemaakt om weer controle te krijgen over het beheer van onze dag. Al deze methoden zijn opgenomen, geautomatiseerd en vereenvoudigd in onze applicatie: we hebben groepeer alle berichten zoals e-mails, sms, WhatsApp, Linkedin enz. in één inbox. Je kunt de behandeling van een bericht of taak plannen door het item naar de agenda te slepen. Om ons dagelijks leven nog gemakkelijker te maken, hebben we ook functies toegevoegd om te voorkomen dat geplande acties worden vergeten, om je te waarschuwen wanneer je nog geen antwoord op je berichten hebt ontvangen en om je te helpen je workflows te analyseren zodat je je beter kunt concentreren op wat echt belangrijk is.

 

inbox nul sereniteit
nl_NLNL