Nowość: Premiera na Product Hunt - 30 maja

Logo Unipile

Poznaj metodę Inbox Zero i zmień swoje codzienne życie

Metoda Inbox Zero

Otrzymujemy i wysyłamy coraz więcej wiadomości z naszych skrzynek pocztowych. E-mail jest nadal głównym kanałem komunikacji, ale dziś coraz ważniejsze stają się nowe źródła, takie jak WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, Teams.... Informacje te, podobnie jak nasze obciążenie pracą, nie maleją, a nasze poczucie przytłoczenia rośnie.
Aby skutecznie zarządzać wszystkim, potrzebujesz zmienić sposób pracy i dostosowywać się do zmian.

W tym artykule podzielimy się z Tobą najlepszymi praktykami, które możesz łatwo wdrożyć. Niektóre z nich już znasz, ale wszystkie razem są niesamowite!

 metoda skrzynki odbiorczej zero

Aplikacja Inbox Zero

Jeśli chcesz używać aplikacji do przetwarzania wiadomości za pomocą metody inbox Zero, odkryj Unipile specjalnie zaprojektowany do tego celu.

Dlaczego metoda Inbox Zero?

Inbox Zero to bardzo prosty system, którego celem jest aby nie mieć więcej e-maili lub wiadomości do obsłużenia w jego skrzynce odbiorczej. Jest to metoda na poprawić swoją produktywność i spokój w codziennym życiu.
Czy to oznacza, że wszystko musi być zrobione natychmiast? Nie, wcale nie!
Idea ta brzmi następująco: "Mam kontrolę, wybierając to, czym zajmuję się teraz, ponieważ dałem sobie na to czas, i to, co zaplanowałem w moim planie dnia, aby zrobić to później. Ja tu rządzę!".
Posiadanie zorganizowanej skrzynki odbiorczej, pod kontrolą, bez chaosu jest jednym z kluczy do spokoju!

 

Skrzynka odbiorcza zero czy zero skrzynek odbiorczych?

Te dwa wyrażenia są bardzo często używane w różnych analizach tej metody. Inbox Zero to angielski termin, a Zero Inbox to pochodna często używana przez Francuzów. Pierwsze artykuły na temat tej metody zostały napisane przez anglojęzycznych autorów. Jeśli więc chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, użyj słów kluczowych Inbox Zero w swoich badaniach.

 

Jak skonfigurować metodę zerowania skrzynki odbiorczej? 

Metoda ta nie jest skomplikowana, w rzeczywistości jest bardzo prosta. To po prostu zdrowy rozsądek, którego prawdopodobnie już dziś używasz. Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, a wszystko będzie znacznie jaśniejsze:

 

Jakie są zasady porządkowania skrzynki odbiorczej?

1. Koncepcja Przeczytane/Nieprzeczytane już nie istnieje, wszystko w skrzynce odbiorczej musi być obsługiwane. Zapobiega to czytaniu wiadomości e-mail na telefonie komórkowym (zmień jego stan na przeczytany) i nie wiedząc, co należy zrobić, gdy wrócisz do komputera.

2. Przestań tworzyć foldery / podfoldery w drzewie folderów poczty e-mail. Utwórz tylko jeden: Archiwum. Będziesz używać tylko 2 folderów, Skrzynka odbiorcza i Archiwum. Myślisz, że nie znajdziesz niczego pomiędzy e-mailami od klientów, ankietami konkurencji, artykułami do przeczytania pewnego dnia itp. Ale narzędzia wyszukiwania są wystarczająco potężne, aby zidentyfikować wyszukiwane wiadomości!

3. Nic "wykonanego" nie może pozostać w skrzynce odbiorczej. Ukończona wiadomość (odpowiedź lub wykonanie powiązanej akcji) to zarchiwizowany.

4. Wiadomość w toku (na którą planowano odpowiedzieć w późniejszym terminie) jest również archiwizowana. Ty utworzenie zadania w kalendarzu który określa działanie, które ma zostać podjęte.

5. W skrzynce odbiorczej pozostają tylko te wiadomości, których jeszcze nie przejrzałeś, aby określić, jakie działania należy podjąć.

6. E-maile, które zachowujesz do przeczytania pewnego dnia... lub te z informacjami, które uważasz za interesujące, ale nieprzydatne w tej chwili itp. Je również należy archiwizować. Jeśli informacje są istotne, powinny być traktowane jako takie, informacje są przyswajane teraz (zaufaj sobie, że będziesz pamiętać). Nie krępuj się udostępniać lub delegować tych informacji innym, jeśli nie dotyczą one bezpośrednio Ciebie. Na koniec sklasyfikuj je lub umieść na liście w swoim systemie, ale możesz popaść w inne odchylenia, w których tworzymy dziesiątki dokumentów, które mogą nigdy nie zostać użyte... Ogromny temat!

7. Długie zadania są wymienione w Trello lub inne narzędzie do zarządzania zadaniami. Wszystkie szybkie zadania (mogą być wykonane w ciągu dnia lub tygodnia), takie jak odpowiedź na e-mail, telefon do klienta itp. nie są wyświetlane w Trello, ale tworzone w kalendarzu jako zadania/wydarzenia.

8. Jeśli masz kilka skrzynek pocztowych do zarządzania, grupa w kliencie poczty e-mail, takim jak Outlook, lub w poczcie internetowej, takiej jak Gmail. W takim przypadku należy wybrać jeden z folderów Skrzynka odbiorcza + Archiwum jako folder główny. Jeśli masz oczekującą wiadomość e-mail w innej skrzynce odbiorczej, przeniesiesz ją do głównego folderu, aby uniknąć ciągłego wyszukiwania między skrzynkami odbiorczymi.

9. Nie tylko poczta elektroniczna! Jak zarządzać kanały informacyjne takich jak SMS, WhatsApp, Linkedin itp.
Zarządzanie skrzynkami odbiorczymi z komunikatorów internetowych jest bardziej skomplikowane i nie nadaje się do integracji z zarządzaniem Inbox + Archives. Jeśli masz jakieś działanie do wykonania po otrzymaniu wiadomości, możesz utworzyć zadanie w kalendarzu. Jeśli nie masz możliwości natychmiastowego przetworzenia informacji, przekazać wiadomość pocztą elektroniczną. Zintegrujesz informacje z przepływem zadań e-mail.

10. Wyłącz powiadomieniajak to tylko możliwe! Jednym z dobrze działających nawyków jest wyłączanie powiadomień o nowych wiadomościach e-mail otrzymanych na komputerze i telefonie komórkowym, to samo dotyczy narzędzi do współpracy, takich jak Slack lub Teams. Pozostaw aktywne kanały informacyjne oznaczone jako pilne, takie jak połączenia / SMS / WhatsApp. Zorganizuj się, aby sprawdzać skrzynki odbiorcze o określonych porach. Celem jest czytanie nowych wiadomości wtedy, kiedy Ty o tym zdecydujesz, a nie wtedy, kiedy zdecydują o tym narzędzia... to duża różnica.

 

Przejdź na Inbox Zero dla wiadomości e-mail, SMS, WhatsApp, Linkedin...

Unipile gromadzi wszystkie wiadomości w tej samej skrzynce odbiorczej, aby ułatwić organizację dnia.

DARMOWY PLAN   BRAK KARTY KREDYTOWEJ    ANULUJ W DOWOLNYM MOMENCIE

Skrzynka odbiorcza i kalendarz

Jak w prosty sposób zaplanować dzień? 🎯

Chodzi o to, aby pracować w określonych blokach czasu. Ogólnie rzecz biorąc, jesteśmy najbardziej wydajni, gdy wycinamy 20-minutowe bloki pracy. W rzeczywistości jednak to od ciebie zależy dostosowanie czasu trwania do twojej organizacji, rytmu i zadań.
Pomysł polega na pracy w określonych blokach poprzez grupowanie zadań o tym samym temacie lub kategorii. Ogólnie rzecz biorąc, blok może trwać od 10 do 60 minut (w zależności od kategorii). Technika Pomodoro). Na przykład, blokuję 30 minut na przetworzenie 6 odpowiedzi na maile, które mam do zrobienia. Celem jest ograniczenie czasu, aby nadać sobie rytm i wymusić podział dnia.
Im bardziej wizualizujemy to, co mamy do zrobienia, tym wydajniej możemy pracować.

Nasz dzień jest zrytmizowany przez 3 główne okresyChodzi o to, aby zorganizować nasz dzień zgodnie z nimi.

 

Organizacja

Nie musisz tracić czasu na oglądanie przychodzących wiadomości. Blokujesz siebie dedykowany czas na sprawdzanie nowych wiadomości. Zdecydujesz się zarządzać tym, co można zrobić bardzo szybko (mniej niż 10 minut) lub tym, co wymaga zaplanowania (więcej niż 10 minut na ukończenie). W zależności od przyzwyczajeń, możesz zablokować czas na organizację na początku dnia, kolejny około godziny 11:00, jeden o 14:00, a dwa ostatnie między 16:00 a 18:00 .

W niektórych zawodach, takich jak Obsługa klientaCzęść pracy polega na szybkim przetwarzaniu przychodzących e-maili lub wiadomości. Możesz jednak ubiegać się o pracę w tej samej organizacji, musisz tylko zaplanować sprawdzanie skrzynek odbiorczych/wiadomości bardziej regularnie (1 raz na godzinę, 3 razy na godzinę...). Celem jest zawsze utrzymanie koncentracji i kontroli!

Nie ma sensu spędzać całego czasu na odświeżaniu skrzynki odbiorczej i oglądaniu wiadomości wyskakujących w kółko... Skrzynka odbiorcza jest element zakłócający w naszej organizacji i musi być traktowany jako taki. Musimy się przed tym chronić. Ty i tylko ty decydujesz, kiedy patrzysz na przychodzące wiadomości, to jest pierwszy krok do znalezienia spokoju.

 

Produkcja

To najważniejszy czas! Generujesz wartość dodana,gdzie będziesz mógł wyrazić swoje know-how.
Wszyscy mamy zadania do wykonania, e-maile do wysłania, spotkania do odbycia itp. Celem jest podzielenie tych działań na podzadania i pogrupowanie ich tematycznie.
Na przykład można zdefiniować blok: Odpowiadanie na e-maile LUB Praca nad ofertami dla klientów itp. Ale nie ustawiaj 4-godzinnego bloku czasu z tematem Praca nad plikiem HR. To nie zadziała!

Obsługa długich zadań Po pierwsze, należy przeanalizować i podzielić zadania. Łatwiej jest się zmotywować i poczuć kontrolę, gdy masz 9 zadań do wykonania w 20 minut, a nie jedno duże w 3 godziny! To dzielenie i zarządzanie odbywa się w czasie organizacji. Jeśli otrzymuję telefon od klienta lub muszę przygotować prezentację swojej działalności, nie tworzę zadania: "przygotuj PowerPoint". Dzielę to na konkretne i ograniczone czasowo zadania. W każdym razie, można dostosować się w miarę postępów. Upraszczasz swoje podejście. Pomyślałeś o tym, zapisałeś to i zaplanowałeś, co oznacza, że jesteś zdecydowany to zrobić. Twój sposób myślenia nie jest już taki sam.

Aby wykonać te długie zadania, staram się regularnie planować co najmniej godzinę głębokiej pracy, w której nikt nie będzie mi przeszkadzał ani przerywał. To pozwala mi szybciej iść do przodu.

 

Czas wolny i nieoczekiwane

Pomiędzy każdym blokiem trwającym od 10 do 60 minut należy ustawić "wolny" momentproporcjonalnie do bloku czasu, który upłynął. Nie ma dokładnych zasad, to zależy od ciebie. Ale zasadniczo, jeśli właśnie spędziłem 60 minut nad jakimś tematem, daję sobie co najmniej 5 minut na zrobienie czegoś innego (nie patrz na skrzynkę odbiorczą!). Chodzi o to, aby zrobić coś, co potwierdzi zakończenie tego okresu, na przykład wypić kawę, zrobić sobie przerwę w łazience, surfować po Internecie itp. Pomagam mojemu mózgowi przejść dalej.

Nie planuj też całego dnia, musisz mieć na to czas. czas na nieoczekiwaneWszyscy wiemy, że dzień nigdy nie układa się tak, jak to sobie wyobrażaliśmy, więc równie dobrze możemy go zaplanować! Możesz zablokować dedykowany czas w swoim dniu na te nieoczekiwane działania lub zostawić trochę wolnego miejsca, aby je zintegrować.

 

Jak wdrożyć tę metodę, aby efektywnie zarządzać swoim dniem? 🔧

Rozpoczęcie pracy jest bardzo proste i nie sprawia żadnych trudności. Masz wszystko, czego potrzebujesz, aby rozpocząć pracę w Zero Inbox.

 

Wybierz odpowiednie narzędzia

- Możesz użyć poczty internetowej (Gmail, Hotmail, Yahoo...) lub aktualnego klienta poczty e-mail (Outlook, Thunderbird). Jeśli masz więcej niż jednego, wybierz tego, który będzie głównym narzędziem. Jeśli nie wiesz, który z nich wybrać, przygotowaliśmy porównanie najlepszych klientów poczty e-mail. tutaj.
- Korzystanie z kalendarza (Kalendarz Google, Microsoft Outlook lub inny)
- Wybierz narzędzie do zarządzania zadaniami (Trello lub inne), którego będziesz używać do tworzenia listy głównych zadań.

Możesz przetestować naszą aplikację Unipile zaprojektowaną w celu scentralizowania aplikacji do przesyłania wiadomości, zorganizowania pracy i natywnego zastosowania Metoda Inbox Zero do wszystkich wiadomości.

Start bez żadnego nacisku

Celem jest rozpoczęcie w prosty sposób, bez próby wywrócenia całej organizacji do góry nogami z dnia na dzień. Trzeba zacząć stopniowo. Każdy krok naprzód jest ważny. Zasadniczo powiedz sobie, że dziś rano odpowiem na te e-maile między taką a taką godziną. O 10:00 mam spotkanie, które potrwa godzinę i tak dalej. Nie musisz być precyzyjny na początku.

Chodzi o to, aby wyrobić w sobie nawyk dawania sobie czasu na przeanalizowanie tego, co masz do zrobienia, podzielenie zadań na bloki i zaplanowanie całego dnia w kalendarzu.

 

Podsumowując

Z pustą skrzynką odbiorczą, będąc w Zero Inbox, będziesz miał jasną wizję. Z uporządkowaną agendą zawierającą wszystko, co masz do zrobienia, będziesz w stanie zaprojektować siebie. Jedynym celem tego Metoda Inbox Zero jest zmniejszenie wpływu przepływu informacji, którego wszyscy doświadczamy każdego dnia.

Nawet jeśli mamy wiele rzeczy do zrobienia w ciągu dnia, widok spisanych i uporządkowanych rzeczy daje nam poczucie kontroli. Ok, mam to wszystko do zrobienia, ale wiem, co muszę zrobić i kiedy! Na tym polega różnica.

Zarządzanie wiadomościami, zadaniami i planem dnia w życiu zawodowym lub osobistym jest często wyzwaniem! Stworzyliśmy Unipile, aby przywrócić kontrolę nad zarządzaniem naszym dniem. Wszystkie te metody są zawarte, zautomatyzowane i uproszczone w naszej aplikacji: mamy grupowanie wszystkich wiadomości, takich jak e-maile, SMS-y, WhatsApp, Linkedin itp. w jednej skrzynce odbiorczej. Planowanie obsługi wiadomości lub zadania można wykonać, przeciągając element do kalendarza. Aby jeszcze bardziej ułatwić codzienne życie, dodaliśmy również funkcje, które pozwalają uniknąć zapominania o zaplanowanych działaniach, ostrzegają o braku odpowiedzi na wiadomości i pomagają analizować przepływy pracy, aby lepiej skupić się na tym, co naprawdę ważne.

 

skrzynka odbiorcza zero spokoju
pl_PLPL