Inbox Zero yöntemini deneyimleyin ve günlük hayatınızı değiştirin

Neden Gelen Kutusu Sıfır Yöntemi?

Inbox Zero, aşağıdakileri amaçlayan çok basit bir sistemdir daha fazla e-posta almamak için veya gelen kutusundaki mesajlarla ilgilenmek. Bu bir yöntem üretkenliğini artırmak ve günlük hayatının işleyişinde dinginlik.
Bu, her şeyin hemen yapılması gerektiği anlamına mı geliyor? Hayır, hiç de değil!
Bu fikir şudur: "Kendime zaman ayırdığım için şimdi hallettiklerimi ve daha sonra yapmak üzere ajandamda planladıklarımı seçerek kontrol bende. Kontrol bende!"
Düzenli, kontrol altında, kaosun olmadığı bir gelen kutusuna sahip olmak huzurun anahtarlarından biridir!

 

Gelen Kutusu Sıfır mı Sıfır Gelen Kutusu mu?

Bu yöntemin çeşitli analizlerinde 2 ifade çok sık kullanılmaktadır. Inbox Zero İngilizce bir terimdir ve Zero Inbox da Fransızlar tarafından sıklıkla kullanılan bir türevidir. Bu yöntemle ilgili ilk makaleler İngilizce konuşan yazarlar tarafından yazılmıştır. Dolayısıyla, bu konu hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, araştırmanızda Inbox Zero anahtar kelimelerini kullanın.

 

Gelen kutusu sıfır yöntemi nasıl ayarlanır? 

Bu yöntem karmaşık değildir, aslında çok basittir. Muhtemelen bugün zaten kullandığınız sağduyudan ibarettir. Aşağıdaki yönergeleri izleyin, her şey çok daha net olacak:

 

Gelen kutumu düzenlemek için kurallar nelerdir? ⚡

1. Okundu/Okunmadı kavramı artık mevcut değildir, gelen kutusundaki her şeyin ele alınması gerekir. Bu, cep telefonunuzda bir e-postayı okumanızı (durumunu okundu olarak değiştirmenizi) ve bilgisayarınıza geri döndüğünüzde ne yapılıp yapılmayacağını bilmemenizi önler.

2. Klasör / alt klasör oluşturmayı durdurun e-posta klasör ağacınızda. Yalnızca bir tane oluşturun: Arşiv. Sadece 2 klasör kullanacaksınız, Gelen Kutusu ve Arşiv. Müşteri e-postaları, rekabet anketiniz, bir gün okunacak makaleler vb. arasında hiçbir şey bulamayacağınızı düşünüyorsunuz. Ancak arama araçları, aranan mesajları tanımlayacak kadar güçlüdür!

3. Gelen kutunuzda "tamamlanmış" hiçbir şey kalmamalıdır. Tamamlanmış bir mesaj (yanıtlanmış veya ilgili eylem gerçekleştirilmiş) Arşivlendi.

4. Devam etmekte olan bir mesaj (daha sonraki bir zamanda/tarihte yanıtlamayı planladığınız) da Arşivlendi. Sen takviminizde bir görev oluşturdu gerçekleştirilecek eylemi belirtir.

5. Gelen kutunuzda kalan tek mesaj, hangi eylemi gerçekleştireceğinizi belirlemek için henüz gözden geçirmediklerinizdir.

6. Bir gün okumak için sakladığınız e-postalar... ya da ilginç olduğunu düşündüğünüz ancak şu anda işe yaramayan bilgiler içeren e-postalar vb. Bunları da arşivlemeniz gerekir. Eğer bilgi konuyla ilgiliyse, o zaman bu şekilde ele alınmalıdır, bilgi şu anda özümsenmiştir (kendinize güvenin, hatırlayacaksınız). Sizi doğrudan ilgilendirmiyorsa bu bilgileri paylaşmaktan veya başkalarına devretmekten çekinmeyin. Son olarak, sınıflandırın veya sisteminizde listeleyin, ancak sonunda asla kullanılmayacak düzinelerce belge oluşturduğumuz başka sapmalara düşebilirsiniz... Büyük konu!

7. Uzun görevler listelenmiştir Trello veya başka bir görev yönetim aracı. Tüm hızlı görevler Bir e-postayı yanıtlamak, bir müşteriyi aramak vb. gibi (bir gün veya hafta içinde yapılabilir) Trello'da listelenmez ancak takviminizde görevler/olaylar olarak oluşturulur

8. Yönetilecek birden fazla posta kutunuz varsa, Grup Outlook gibi bir e-posta istemcisinde veya Gmail gibi bir web postasında. Bu durumda, Gelen Kutusu + Arşivler klasörlerinden birini ana klasörünüz olarak seçersiniz. Başka bir gelen kutusunda bekleyen bir e-postanız varsa, gelen kutularınız arasında sürekli arama yapmaktan kaçınmak için bunu ana klasöre taşırsınız.

9. Sadece e-posta yok! E-postalarınızı nasıl yönetiyorsunuz? bi̇lgi̇ kanallari SMS, WhatsApp, Linkedin vb. gibi?
Anlık mesajlaşmadan gelen kutularını yönetmek daha karmaşıktır ve Gelen Kutusu + Arşiv yönetimi ile entegre olmaya uygun değildir. Gelen bir mesajın ardından yapmanız gereken bir eylem varsa, hemen ardından takviminizde bir görev oluşturabilirsiniz. Eğer bilgiyi hemen işleme koyma imkanınız yoksa, mesajı size e-posta ile iletir. Bilgileri e-posta yapılacaklar akışınıza entegre edeceksiniz.

10. Bildirimleri kapatın...mümkün olduğunca çok! İyi çalışan bir alışkanlık, PC ve Mobil cihazlarda alınan yeni e-postaların bildirimlerini kapatmaktır, aynı şey Slack veya Teams gibi ortak çalışma araçları için de geçerlidir. Aramalar / SMS / WhatsApp gibi Acil olarak etiketlenmiş bilgi akışlarınızı aktif bırakın. Gelen kutularınızı belirli zamanlarda kontrol etmek için organize olun. Amaç, yeni mesajlarınızı siz karar verdiğinizde okumaktır, araçlar karar verdiğinde değil... bu büyük bir farktır.

 

Gününüzü nasıl basitçe planlayabilirsiniz? 🎯

Buradaki fikir, belirli zaman bloklarında çalışmaktır. Genel olarak konuşursak, 20 dakikalık çalışma blokları kestiğimizde en verimli oluruz. Ancak gerçekte, süreyi organizasyonunuza, ritminize ve görevlerinize göre uyarlamak size kalmıştır.
Fikir, belirli bloklar halinde şu şekilde çalışmaktır aynı konuya sahip görevleri gruplama veya kategori. Genel olarak, bir blok 10 dakika ile 60 dakika arasında sürebilir (blok süresine bağlı olarak Pomodoro Tekniği). Örneğin, yapmam gereken 6 e-posta yanıtını işlemek için 30 dakika ayırıyorum. Amaç, kendinize bir ritim vermek ve gününüzü bölmeye zorlamak için zamanı sınırlamaktır.
Yapmamız gereken şeyi ne kadar çok gözümüzde canlandırırsak, o kadar verimli çalışabiliriz.

Günümüzün ritmi 3 ana zaman dilimiFikir, günümüzü onlara göre düzenlemektir.

 

✅ Organizasyon

Zamanınızı mesajlarınızın gelmesini izleyerek harcamak zorunda değilsiniz. Kendinizi engellersiniz Yeni mesajları kontrol etmek için özel bir zaman. Neyin çok hızlı yapılabileceğine (10 dakikadan az) veya neyin planlanması gerektiğine (tamamlanması için 10 dakikadan fazla) karar vereceksiniz. Alışkanlıklarınıza bağlı olarak, organizasyon zamanını gününüzün başında, diğerini saat 11:00 civarında, birini öğleden sonra 2:00'de ve son ikisini de öğleden sonra 4:00 ile 6:00 arasında engelleyebilirsiniz.

Bazı mesleklerde, örneğin Müşteri Hizmetleriİşin bir kısmı gelen e-postaları veya mesajları hızlı bir şekilde işlemekten oluşur. Ancak aynı organizasyonda başvurabilirsiniz, sadece gelen kutularınızı / mesajlarınızı daha düzenli olarak kontrol etmeyi planlamanız gerekir (saatte 1 kez, saatte 3 kez ...). Amaç her zaman odaklanmış ve kontrollü kalmaktır!

Tüm zamanınızı gelen kutunuzu yenileyerek ve mesajların tekrar tekrar açılmasını izleyerek geçirmenin bir anlamı yok... Gelen kutusu bir rahatsız edici unsur ve bu şekilde değerlendirilmelidir. Kendimizi bundan korumalıyız. Gelen mesajlara ne zaman bakacağınıza siz ve sadece siz karar verirsiniz, bu dinginliği bulmak için ilk adımdır.

 

✅ Üretim

Bu en önemli zaman! Üretiyorsun katma değeriniz,bilgi birikiminizi ifade edeceğiniz yer.
Hepimizin yapması gereken işler, göndermesi gereken e-postalar, katılması gereken toplantılar vs. vardır. Amaç, bu eylemleri alt görevlere ayırmak ve temalara göre gruplandırmaktır.
Örneğin, bir blok tanımlayabilirsiniz: E-postaları yanıtla VEYA Müşteri teklifleri üzerinde çalış vb. Ancak İK dosyası üzerinde çalışma temasıyla 4 saatlik bir zaman bloğu oluşturmayın. Bu işe yaramaz!

Uzun görevlerin üstesinden gelme İlk olarak, görevleri analiz etmeli ve bölmelisiniz. Motive olmak ve kontrolün sizde olduğunu hissetmek, 3 saatte yapılacak büyük bir görev yerine 20 dakikada yapılacak 9 göreviniz olduğunda daha kolaydır! Bu dilimleme ve yönetme, organizasyon zamanınız sırasında gerçekleştirilir. Bir müşteriden telefon aldığımda ya da faaliyetimle ilgili bir sunum hazırlamam gerektiğinde, "PowerPoint hazırla" şeklinde bir yapılacak iş oluşturmuyorum. Bunu belirli ve zaman sınırlı görevlere bölerim. Her durumda, ilerledikçe yeniden ayarlayabilirsiniz. Yaklaşımınızı basitleştirirsiniz. Bunu düşündünüz, yazdınız ve planladınız, bu da bunu yapmaya kararlı olduğunuz anlamına geliyor. Zihniyetiniz artık aynı değil.

Bu uzun görevleri başarmak için, rahatsız edilmeyeceğim veya kesintiye uğramayacağım en az bir saatlik derin bir çalışmayı düzenli olarak planlamaya çalışıyorum. Bu, daha hızlı ilerlememi sağlıyor.

 

✅ Serbest Zaman ve Beklenmedik

Her 10 ila 60 dakikalık blok arasında yapmanız gerekenler 'boş' bir zaman anı belirleyingeçen zaman bloğu ile orantılıdır. Kesin kurallar yok, bu size kalmış. Ancak temel olarak, bir konu üzerinde 60 dakika harcadıysam, kendime başka bir şey yapmak için en az 5 dakika veriyorum (gelen kutunuza bakmayın!). Buradaki fikir, bu sürenin sonunda kahve içmek, tuvalet molası vermek, internette gezinmek gibi bir şeyler yapmaktır. Beynimin yoluna devam etmesine yardımcı oluyorum.

Tam bir gün de planlamayın, izin vermeniz gerekir beklenmedik şeyler için zamanHepimiz bir günün asla hayal ettiğimiz gibi geçmeyeceğini biliriz, bu yüzden bunu planlayabiliriz! Bu beklenmedik eylemler için gününüzde özel bir zaman ayırabilir veya bunları entegre etmek için biraz boş alan bırakabilirsiniz.

 

Gününüzü etkili bir şekilde yönetmek için bu yöntemi nasıl uygulayabilirsiniz? 🔧

Başlamak çok basittir, hiç zorlanmadan başlayabilirsiniz. Zero Inbox'ta çalışmaya başlamak için ihtiyacınız olan her şeye sahipsiniz.

 

✅ Doğru araçları seçin

- Web postanızı (Gmail, Hotmail, Yahoo...) veya mevcut e-posta istemcinizi (Outlook, Thunderbird) kullanabilirsiniz. Birden fazla varsa, ana araç olacak birini seçin. Hangisini seçeceğinizi bilmiyorsanız, en iyi e-posta istemcilerinin bir karşılaştırmasını yaptık, makaleyi okuyabilirsiniz Burada.
- Takviminizi kullanın (Google Takvim, Microsoft Outlook veya diğer)
- Ana görevleri listelemek için kullanacağınız bir görev yönetim aracı (Trello veya başka) seçin.

Mesajlaşma uygulamanızı merkezileştirmek, işinizi düzenlemek ve yerel olarak uygulamak için tasarlanmış Unipile uygulamamızı test edebilirsiniz. Gelen Kutusu Sıfır yöntemi tüm mesajlarınıza.

✅ Herhangi bir baskı olmadan çalıştırma

Amaç, tüm organizasyonunuzu bir gecede alt üst etmeye çalışmadan basit bir şekilde başlamaktır. Kademeli olarak başlamalısınız. İlerlemenin her adımı önemlidir. Temel olarak kendinize şunu söyleyin: Bu sabah şu e-postaları şu saatler arasında yanıtlayacağım. Saat 10:00'da 1 saat sürecek bir toplantım var ve bu böyle devam edecek. Başlangıçta kesin olmak zorunda değilsiniz.

Buradaki fikir, yapmanız gerekenleri analiz etmek, görevlerinizi bloklara ayırmak ve tüm gününüzü takviminizde planlamak için kendinize zaman verme alışkanlığı edinmektir.

 

Sonuç olarak

Boş bir gelen kutusu ile, Sıfır Gelen Kutusu'nda olmak, net bir vizyona sahip olacaksınız. Yapmanız gereken her şeyi içeren düzenli bir ajanda ile kendinizi yansıtabileceksiniz. Bunun tek amacı Gelen Kutusu Sıfır yöntemi hepimizin her gün deneyimlediği bilgi akışlarının etkisini azaltmaktır.

Bir gün içinde yapmamız gereken çok şey olsa bile, öğeleri yazılı ve düzenli görmek bize kontrol hissi verir. Tamam, yapmam gereken çok şey var ama neyi ne zaman yapmam gerektiğini biliyorum! İşte fark bu.

Profesyonel veya kişisel yaşamınızda mesajları, görevleri ve gündemi yönetmek çoğu zaman bir meydan okumadır! Günümüzün yönetiminde kontrolü geri getirmek için Unipile'ı yarattık. Tüm bu yöntemler uygulamamıza dahil edilmiş, otomatikleştirilmiş ve basitleştirilmiştir E-posta, SMS, WhatsApp, Linkedin gibi tüm mesajları gruplandırın vb. tek bir gelen kutusunda. Bir mesajın veya görevin işlenmesini planlamak, öğeyi takvime sürükleyerek yapılabilir. Günlük hayatımızı daha da kolaylaştırmak için, planlanan eylemlerin unutulmasını önleyen, mesajlarınıza henüz bir yanıt almadığınızda sizi uyaran ve gerçekten önemli olana daha iyi odaklanmanız için iş akışlarınızı analiz etmenize yardımcı olan özellikler de ekledik.